Идеологи EPM рисуют следующую картинку.

Есть Группа компаний, объединенных в холдинговую структуру. Группа включает компании, ведущие деятельность в разных отраслях. Эти компании имеют активы и осуществляют продажи в разных географических регионах; применяют разную учетную политику; готовят отчетность в разных валютах; отражают хозяйственные операции в разных учетных системах; имеют разнородную IT-инфраструктуру.

И этой Группой надо эффективно управлять!?

Без специальной методологии и интеллектуального программного обеспечения эта задача представляется невыполнимой.

С точки зрения EPM, бизнес-процесс управления компанией можно условно разделить на четыре взаимосвязанных составляющих:

• Стратегическое управление;
• Бюджетное управление;
• Анализ прибыльности и затрат;
• Закрытие финансового периода.

Настоящая статья посвящена анализу проблемных вопросов закрытия периода и подготовки консолидированной финансовой отчетности, а также обсуждению подходов к их решению, обеспечивающих максимальную скорость и надежность результатов.

Требования Финансового директора к системе закрытия периода

В перечне требований Финансового директора к автоматизированной системе закрытия периода первое место, несомненно, занимает скорость. Очевидно, что чем быстрее ключевые пользователи получат доступ к финансовой и управленческой отчетности, тем своевременнее и эффективнее будут решения, формируемые ими на основе полученной информации.

В отношении скорости всегда звучит требование «настолько быстро, насколько возможно» (as soon as possible). Практически нельзя обозначить целевой показатель. Даже если вам удастся добиться представления, например, месячной управленческой отчетности через сутки после окончания периода, Финансовый директор попросит сократить срок до часов.

Но не менее важна надежность и аудируемость отчетности. Во-первых финансовый директор должен быть уверен в каждом показателе. Во-вторых он должен иметь возможность «нырнуть» вглубь каждого показателя, отраженного в консолидированной отчетности, и проанализировать вклад каждой дочерней компании в формирование этого показателя с учетом консолидационных, трансляционных и трансформационных преобразований, а также получить доступ к более детальному раскрытию вплоть до первичных транзакций и отдельных журнальных корректировок.

И наконец, Финансовый директор должен удовлетворить возрастающие информационные потребности разных классов пользователей отчетности. К традиционным финансовой, управленческой, налоговой, статистической видам отчетности добавляется Basel III — для банков, Solvency II — для страховых организаций, Отчетность по устойчивому развитию (Sustainability Reporting) в ее экономической составляющей — для компаний реального сектора и так далее.

Количество потребителей отчетности расширяется. Этот факт придется воспринять как неизбежность и обеспечить это расширение технологически.

Бизнес-процесс подготовки консолидированной отчетности - проблемы и решения

Как правило, все сотрудники, участвующие в бизнес-процессе закрытия периода, имеют практический опыт реализации отдельных процедур средствами MS Office. Этот опыт очень полезен с точки зрения восприятия современных технологий: комфорт пятизвездочного отеля можно по достоинству оценить, если известна жизнь в бараке без удобств. Давайте проанализируем те элементы бизнес-процесса, которые наиболее показательны с точки зрения перехода от ручных Excel-технологий к специализированным решениям.

Управление структурой Группы

Крупные холдинговые Группы подвержены динамичным структурным изменениям. Помимо слияний, приобретений и выбытий, в течение периода может происходить изменение долей владения, сопровождаемое возможным изменением статуса объектов инвестиций: например, «значительное влияние» переходит в «контроль» и ассоциированная компания становится дочерней; следовательно, с момента такого перехода метод долевого участия должен смениться на метод полной консолидации.

Перечислим те преднастроенные элементы решения, которые помогают справляться со структурными изменениями в рабочем порядке и не воспринимать их как вызов, связанный с множеством трудноразрешимых проблем:

• Инструментарий для ввода информации о взаимном (часто — перекрестном) владении; информация может быть выражена в долях/акциях и в процентах;
• Расчет итоговой доли контроля и итоговой доли владения (в том числе — при сложном перекрестном владении);
• Применение итоговой доли контроля для определения статуса объекта инвестиции (финансовый инструмент, ассоциированная компания, дочерняя компания) с возможностью ручной корректировки предложенного статуса;
• Соотнесение статуса объекта инвестиции с методом включения финансовых данных объекта инвестиций в консолидированную отчетность (IAS39/IFRS9; долевое участие, полная консолидация, холдинг) в привязке к периоду;
• Применение итоговой доли контроля для расчета доли неконтролирующего участия (доли меньшинства), деловой репутации, доли прибыли ассоциированной компании, инвестиции в ассоциированную компанию и так далее.

Поскольку управление структурой Группы становится беспроблемным, можно легко проводить сценарный анализ. Например, мы встретились с пограничной ситуацией, и у нас есть аргументы для признания «контроля» и есть не менее значимые аргументы для отказа в таком признании. Можно сравнить консолидированное финансовое положение и консолидированные результаты деятельности для двух вариантов, оценив влияние каждого из возможных решений на ключевые финансовые коэффициенты.

Сбор информации из разнородных учетных и вспомогательных систем

В решениях класса EPM обязательно присутствуют специализированные адаптеры, которые позволяют «бесшовно» загружать информацию из Главной книги, реализованной в финансовых модулях ERP-систем. Более того, эти адаптеры обеспечивают «проваливание» (drill-down) из отчетов и форм итогового Приложения в учетные системы и анализировать информацию вплоть до потранзакционного уровня.

Безусловно, для всех компаний Группы желательно обеспечить именно такой вариант загрузки финансовых данных. Однако практика показывает, что в архитектуре решения необходимо сохранить следующие три возможности, обеспечивающие оперативное включение в периметр консолидации новых (вновь приобретенных) компаний с уникальными внутренними учетными системами:

1. Унифицированная Excel-форма сбора информации. Мы даем распоряжение Главному бухгалтеру этой компании: «Заполните все страницы этой книги Excel любым способом, вплоть до ручного ввода». Полученный по почте файл загружается в Систему подготовки консолидированной отчетности, обеспечивая информацию, достаточную для корректной обработки всех трансформационных и консолидационных процедур в отношении новой компании.
2. Структурированные файлы. Главный бухгалтер, один раз заполнив вручную многостраничные Excel-формы, обязательно и вполне обоснованно потребует от своего программиста, обслуживающего внутреннюю учетную систему, научиться выгружать необходимую информацию автоматически. Мы должны объяснить программисту структуру текстового файла, который он должен сформировать для корректного восприятия при загрузке в Систему.
3. Интерфейсные таблицы. Часто программисту проще выгружать данные не в структурированные текстовые файлы, а направлять их в интерфейсные таблицы базы данных. И такая возможность выгрузки и последующей загрузки в Систему должна быть предусмотрена.

Очевидно, что перечисленные три варианта выгрузки-загрузки используются исключительно в качестве временного решения — до организации полнофункциональной загрузки финансовой информации непосредственно из Главной книги. В случае если дочерняя компания использует уникальную конфигурацию системы учета, организация бесшовной связи может занять значительное время, а подготовка консолидированной отчетности Группы — процесс, который не допускает задержек или пропусков.

Соотнесение (мэппинг) счетов и аналитик

Единство нормативно-справочной информации в Группе — это труднодостижимая, а часто и несбыточная мечта. В технологическом стеке всех ведущих вендоров присутствует специальный уровень, включающий линейку продуктов, обеспечивающих управление мастер-данными (Master Data Management — MDM), которыми «питаются» все информационные и аналитические приложения Группы.

Обсуждение управления нормативно-справочной информацией средствами MDM выходит за рамки данной статьи. Важно подчеркнуть, что внедрение систем класса MDM — это долгосрочный и, как правило, затратный проект.

В большинстве случаев нам приходится смириться с тем, что компании Группы используют справочники, которые не только содержат разные названия одних и тех же сущностей, но и не предполагают взаимно-однозначного соответствия между этими сущностями.

Задача представления собираемых из разных источников данных в виде, допускающем их консолидацию, решается в продуктах EPM через специальный инструментарий для соотнесения (мэппинга) счетов и аналитик. Бизнес-пользователи через дружественный интерфейс получают возможность не только обозначить соответствие между разными названиями одной сущности, но и построить сложные правила мэппинга: сальдо либо оборот по счету плюс значения разных аналитик соотносятся с определенной статьей отчетности.

Выверка внутригрупповых оборотов и задолженностей

«Консолидированная финансовая отчетность — финансовая отчетность Группы, в которой активы, обязательства, собственный капитал, доход, расходы и денежные потоки отчитывающейся компании и ее дочерних компаний представлены так, как будто речь идет о едином хозяйствующем субъекте.» (IFRS 10 App A)

Для обеспечения этого базового требования МСФО (IFRS) 10 необходимо элиминировать (взаимно удалить) все внутригрупповые операции (ВГО). Очевидно, что такой элиминации предшествует выверка внутригрупповых операций и балансов.

Традиционно вывод о том, что внутригрупповые операции учтены и отражены верно, можно сделать на основе Актов сверки внутригрупповых операций, подписанных Главными бухгалтерами всех компаний Группы. Формирование таких Актов — долгосрочный телефонно-почтовый процесс, который существенно затягивает сроки подготовки консолидированной отчетности. Поэтому одно из первых требований заказчика Системы подготовки консолидированной отчетности — наличие максимально удобного инструментария для внутригрупповой выверки.

Помимо подготовки традиционной «шахматки» — отчетной формы с наглядным представлением информации о внутригрупповых оборотах и балансах — инструментарий профессиональных систем позволяет:

• Осуществлять потранзакционную выверку через обнаружение соответствующих записей в учетных системах участников внутригрупповой операции (например, признание дохода у компании-продавца и расхода у компании-покупателя);
• Присваивать «коды причины» (Reason Codes) для обоснованных расхождений (например, ситуаций, когда операция была признана в учете компании-покупателя и еще не признана в учете компании-продавца из-за особенностей Учетной политики);
• Формировать на основе «кодов причины» корректирующие журнальные проводки для обеспечения сбалансированности после элиминации и, если требуется, реверсирующие проводки в следующем периоде.

Практика показывает, что только за счет внедрения развитого инструментария выверки внутригрупповых операций можно добиться сокращения сроков подготовки годовой консолидированной отчетности на несколько недель.

Трансформационные и консолидационные корректировки

«Консолидированная финансовая отчетность должна быть подготовлена с применением единой учетной политики для аналогичных операций и других событий в аналогичных обстоятельствах.» (IFRS 10 пар.19)

Обеспечение этого требования также требует специализированной инструментальной поддержки. Для российских компаний этот инструметарий особенно критичен, поскольку консолидированная отчетность в соответствии с ФЗ 208 готовится по Международным стандартам финансовой отчетности, а дочерние компании представляют отчетность, формируемую на основе их Учетной политики, разработанной в соответствии с РСБУ.

Бизнес-пользователи получают:

• удобную инфраструктуру, в которой «раскладываются по полочкам» все преобразования финансовых данных дочерних компаний от оборотно-сальдовой ведомости, загруженной из первичных учетных систем, до вклада в консолидированную отчетность — через трансформацию, трансляцию валют, элиминацию ВГО, консолидационные корректировки;
• возможность ввода трансформационных корректировок на основе набора предопределенных стандартных шаблонов;
• графическое представление всех автоматизированных процедур трансформации и консолидации с наглядной и понятной бизнес-пользователям логикой;
• инструментарий для ввода в Систему оценок, базирующихся на профессиональном суждении, а также результатов уникальных расчетов, выполненных в электронных таблицах.

Трансляция валют

Задача подготовки отчетности в различных валютах представления не является проблемной: существует достаточно четкий алгоритм действий, легко реализуемый даже при ручных технологиях.

Тем не менее, делегирование задачи пересчета валют автоматизированной системе воспринимается сотрудниками финансовых подразделений очень позитивно, особенно если речь идет о подготовке консолидированной отчетности Группы, включающей зарубежную деятельность, с большим периметром консолидации.

Трансляция валют, включенная в преднастроенный механизм консолидации, предполагает, в частности, решение следующих задач:

• расчет курсовых разниц в Консолидированном Отчете о прибылях и убытках и в Консолидированном Отчете о финансовом положении;
• четкое разграничение алгоритмов расчета для двух ситуаций — когда функциональная валюта дочерней компании отлична от функциональной валюты холдинга и когда они совпадают (но при этом дочерняя компания представляет отчетность в иностранной валюте);
• делегирование автоматизированной Системе комплексной задачи элиминации собственного капитала на дату приобретения и инвестиции в зарубежную деятельность, а также пересчета деловой репутации (гудвила) с учетом изменения валютных курсов;
• возможность осуществлять трансформационные корректировки в отношении дочерней компании как в ее собственное валюте представления, так и валюте представления консолидированной отчетности;
• выверка Консолидированного Отчета о движении денежных средств с учетом курсовых разниц.

Консолидация

Одно из ключевых преимуществ специализированных систем подготовки консолидированной отчетности в сравнении с ручными технологиями заключается в возможности консолидации в альтернативных структурах.

Мы один раз загружаем данные на базовом уровне (дочерних и ассоциированных компаний) и имеем возможность строить столько разных структур, сколько нам требуется. Например, мы можем проводить консолидацию:

• в «плоской» структуре, когда все компании Группы воспринимаются как элементы первого уровня с итоговыми долями владения и контроля, корректно рассчитанными с учетом сложного перекрестного владения;
• в сегментных (например, географической или отраслевой) структурах;
• в структурах, относимых к отдельным субхолдингам;
• в гипотетических структурах для ответа на вопрос «А как выглядели бы финансовое положение и результаты Группы, если бы мы отказались от деятельности в таком-то продуктовом сегменте, либо продали такие-то компании».

При этом все расчеты осуществляются правильно без каких-либо дополнительных настроек. Например, операции и задолженности, которые являются внутригрупповыми с точки зрения всей Группы, будут восприниматься как внешние, если консолидируется структура, в которой отсутствует один из участников такой операции.

Процедура консолидации включает ряд других очень приятных для исполнителя возможностей, перечень который занял бы несколько страниц. Обсуждение этих возможностей — тема для отдельного разговора.

Формирование пакетов итоговой отчетности и инструментальных панелей

Внедренная Система подготовки консолидированной отчетности должна удовлетворить запросы всех заинтересованных сторон.

На первом месте в списке бенефициаров внедрения такой Системы находится руководитель Отдела/Управления международной/корпоративной отчетности. Его требования, как правило, достаточно скромные:
«Мне необходимо иметь возможность открыть в редакторе Word полный Пакет консолидированной отчетности за прошлый период; найти на панели word специальную пиктограмму, кликнуть и … все данные (как в таблицах, так и по тексту), относимые в 2014 году, заменятся на данные 2015 года, а сравнительная информация за 2013 год — на 2014 год. А дальше я буду редактировать текст в привычном редакторе Word и подготовлю полный Пакет консолидированной отчетности за отчетный период.»

Второй заказчик — топ-менеджер. Он хочет получить инструментальную панель, по которой он может «путешествовать» на мобильном устройстве, анализируя пирамиду коэффициентов и получая информацию для принятия экономических решений.

Третий заказчик — аудитор. Он высказывает пожелание получить инструмент, который позволил бы ему легко и быстро проанализировать, как был сформирован произвольно выбранный им показатель в консолидированной отчетности.

И, наконец, группа разнопрофильных менеджеров, которым нужны книги отчетов презентационного качества, раскрывающих актуальную информации по их сфере ответственности.

В результате внедрения Системы подготовки консолидированной отчетности все перечисленные участники получают требуемый инструментарий.

Внедрение технологии быстрого закрытия

Обсуждавшийся в предыдущем разделе функционал существует и совершенствуется уже много лет. Более 3500 крупных компаний использует решение только одного вендора; при этом количество предложений увеличивается.

Перейдем к обсуждению инноваций, появившихся в последние годы.

Итак, мы максимально облегчили работу подразделения подготовки корпоративной отчетности и обеспечили автоматизированную поддержку и скорость бизнес-процесса «от закрытия счетов в дочерних компаниях до подготовки пакета консолидированной отчетности».

Дальнейшее повышение скорости возможно за счет четкого управления всеми задачами, которые решаются в рамках бизнес-процесса закрытия периода, включая операции бухгалтеров дочерних компаний в их учетных системах и подготовку информации, отражаемой в примечаниях, сотрудниками смежных подразделений.

Следующие шаги реализованы в Системах быстрого закрытия:

• Формируется шаблон с полным перечнем задач, которые необходимо выполнить в рамках закрытия периода во всех информационных системах всех компаний Группы;
• Определяется взаимная зависимость и последовательность задач; осуществляется их привязка к «нулевой дате» (как правило — это последний день отчетного периода); назначаются исполнители, участники, супервизоры;
• Каждая задача сопровождается полным описанием и ссылкой, по которой участник бизнес-процесса может перейти к ее исполнению в нужной системе и в нужных координатах (период, компания, аналитические измерения, …);
• Шаблон привязывается к календарю при старте процесса закрытия (как правило, стартовый день — внутри отчетного периода);
• Мониторинг исполнения задач и разрешение всех возникающих проблемных ситуаций осуществляется бизнес-администраторами через наглядные инструментальные панели и систему поддержки взаимодействия участников.

Среди задач, включенных в регламент, могут выделяться подгруппы, которые нуждаются в специальной дополнительной поддержке. Реализованы:

• Управление выверкой счетов (Account Reconciliation Manager);
• Управление сбором вспомогательной информации (Supplemental Data Manager);
• Управление журнальными корректировками (Journal Entry Manager)

Все перечисленные инструменты созданы в контексте методологий быстрого закрытия, которые разработаны консалтинговыми компаниями для разных отраслей и широко представлены в профессиональной литературе.