На этой диаграмме убыточные терминалы — это те, которые за месяц принесли банку убытки, а терминалы с низкой рентабельностью — те, которые принесли банку прибыль, но она меньше плановой рентабельности POS-терминала. Количество терминалов на складе и в ремонте определяется по данным на последний день отчетного периода.

Для того чтобы рассчитать текущую рентабельность каждого POS-терминала, банкам необходимо вести финансовый учет в разрезе каждого терминала. Обычно в АБС, используемых в банках, не предусмотрен учет рентабельности POS-терминальной сети, поэтому банкам необходимо самостоятельно создавать специальную учетную программу. В этой программе у каждого терминала есть свой баланс, на котором учитываются все полученные доходы и отражаются все расходы, которые несет банк при эксплуатации данного терминала.

Перечень обязательных полей, используемых в данной программе:

• SN — уникальный серийный номер транзакционного устройства;

• инвентарный номер — уникальный номер, используемый при материальном учете оборудования в банке;

• статус устройства — установлено, в ремонте, на складе, списано;

• текущий ID — уникальный номер POS-терминала в платежной системе;

• ТСТ — название торгово-сервисной точки, в которой в данный момент установлен POS-терминал (для терминалов со статусом «установлен»);

• текущий баланс — положительное или отрицательное значение в рублях, показывающее, какую прибыль или какие убытки принесло банку транзакционное устройство с момента его приобретения;

• стоимость терминала — цена транзакционного устройства, по которой он был приобретен;

• дата приобретения — дата поступления устройства на склад, часто устанавливается в формате месяц-год;

• плановая рентабельность — отношение стоимости терминала к плановому сроку окупаемости в рублях;

• принадлежность к отделению — данное поле позволяет вести аналитическую отчетность в разрезе отдельных отделений.

В дополнительных полях могут указываться другие необходимые данные, облегчающие управление POS-терминальной сетью и ее контроль (дата последней транзакции, количество инцидентов, тариф, дата последней установки, дата последнего снятия терминала, модель оборудования, информация о расходных материалах, контактные данные торговой точки, дата изменения статуса и т.д.). Такая программа также может получать (экспортировать) данные из других банковских программ (АБС, программы по учету транспортных расходов, складской программы, программы, используемой для материального учета, базы данных «Инциденты» и т.д.). Эта программа также должна уметь формировать необходимую аналитическую отчетность.

Как показывает практика, при расчете текущего баланса терминала и текущей рентабельности терминала основной проблемой, с которой сталкиваются банки, является организация корректного учета расходов, понесенных банком при эксплуатации транзакционного устройства. Если комиссионные расходы, оплачиваемые банку-спонсору и платежным системам, банки умеют считать хорошо, то остальные расходы обычно не принимаются во внимание, а структура расходов такова, что зачастую они очень существенны, и их учет позволяет банкам совершенно по-другому оценить рентабельность и окупаемость POS-терминальной сети.

Структура расходов на поддержание и сопровождение POS-терминальной сети

Надо понимать, что банки, не имеющие собственного процессинга, помимо комиссионных расходов от оборота в торговых точках, несут дополнительные затраты на приобретение необходимых лицензий, а также обычно платят банку-спонсору за регистрацию терминальных устройств. Кроме того, необходимо учитывать затраты на приобретение расходных (бумага) и рекламных материалов (стикеров в торговые точки, рекламных буклетов и пр.).

При использовании АБС сторонних разработчиков иногда расходы на сопровождение АБС достаточно высоки: в пересчете на каждый счет, открытый в АБС, ежемесячные расходы на один терминал могут достигать десятков, а иногда и сотен рублей.

Однако основная часть дополнительных расходов связана с расходами на персонал. Подавляющее большинство банков не учитывает их при оценке рентабельности и окупаемости POS-терминальной сети, а ведь в процессе развития, сопровождения и поддержания в рабочем состоянии эквайринговой сети принимает участие большое количество сотрудников банка самых разных направлений (пример приведен в таблице).

Основной функционал сотрудников, участвующих в процессе развития и сопровождения POS-терминальной сети

Для корректного учета расходов, связанных с функционалом сотрудников банка, проще всего в нормативном документе, который описывает функционал сотрудников при выполнении деятельности, связанной с установкой и работой POS-терминалов, сделать в виде дополнения технологическую схему предоставления продукта. В этом документе должно быть описано, сколько времени (в минутах) должен тратить тот или иной сотрудник на выполнение той или иной работы.

Стоимость времени сотрудников зависит от заработной платы и дополнительных расходов (коммунальных расходов, расходов на связь, охрану, уборку помещений, IT, хозяйственных расходов). Себестоимость одной минуты рабочего времени сотрудников зависит от банка и категории сотрудника и может составлять от 6-7 рублей для самых эффективных банков до 25–30 рублей.

Учитывая, что с начала проведения переговоров до момента установки POS-терминала сотрудники затрачивают на выполнение своих функциональных обязанностей много времени, средняя себестоимость установки POS-терминала может составлять для отдельных банков несколько тысяч рублей. Расходы на групповые операции (бухгалтерские операции, обработку файлов и пр.) необходимо относить пропорционально на все POS-терминалы, имеющие статус «установлен».

Для большей эффективности и снижения трудозатрат процесс изменения баланса POS-терминала (увеличение его за счет доходов, полученных от клиента, и уменьшение его за счет отражения расходов) должен быть полностью автоматизирован. Исключение могут составлять расходы, связанные с ремонтом транзакционного оборудования и расходными материалами, претензионной работой, инцидентами и случаями мошенничества, а также транспортные расходы (при отсутствии в банке автоматизированной системы учета заявок на транспорт с формированием затрат). Все остальные расходы и доходы должны отражаться автоматически на балансе POS-терминала в зависимости от изменения его статуса и операций, проведенных по нему в эквайринговой сети (здесь потребуется простой импорт данных из АБС). Если банк использует для сопровождения и технической поддержки стороннюю аутсорсинговую компанию, то учет расходов по сопровождению эквайринговой сети еще больше упрощается.

Таким образом, благодаря корректному учету можно получать более достоверную информацию также об окупаемости POS-терминальной сети, сравнивая баланс POS-терминала со стоимостью его приобретения. Если прибыль (баланс POS-терминала) превысила закупочную стоимость устройства, то терминал считается окупившимся (рис. 2).

Окупаемость, равную нулю, имеют POS-терминалы, которые приобретены на склад, но еще ни разу не устанавливались в торговых точках. Все остальные терминалы, даже те, которые находятся в ремонте или на складе, но были ранее установлены в торговых точках, отражаются в расчете окупаемости.

Также хочется обратить внимание на процесс списания неремонтопригодных или устаревших транзакционных устройств. Если списывается устройство, которое уже окупилось, то ему просто присваивается статус «списан», а если это устройство еще не окупилось и было списано, то дополнительно разницу между закупочной стоимостью и балансом этого POS-терминала автоматически отражают как убытки от эквайринговой сети и программно разносят на все терминалы со статусом «установлен».

Очень часто при введении такого учета POS-терминальной сети банки сталкивается с тем, что они не имеют достоверной информации о доходах, расходах и степени окупаемости терминалов, установленных до внедрения новой системы учета. В этом случае можно временно ввести условное понятие (статус) «старый» терминал и в зависимости от даты его приобретения программно рассчитать степень его окупаемости, предполагая, что терминал ежемесячно приносил прибыль, равную его плановой рентабельности. В этом случае окупаемость POS-терминальной сети может выглядеть так, как показано на рис. 3.