Российские банки обязаны отвечать налоговым органам на требования о предоставлении информации и документов в отношении своих клиентов, по которым проводятся налоговые проверки (ст. 93.1 НК РФ). Налоговые органы запрашивают у банка сведения о деятельности проверяемых налогоплательщиков, в том числе документы, связанные с открытием и ведением счетов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — клиентов банка. Так, в «Тинькофф» ежемесячно поступает до 1500–2000 требований, в ответ на них отправляются до 50 тыс. документов. В Банке автоматизировали этот процесс и сократили время обработки каждого документа в пять раз.    

Процесс обработки требований: как было 

Обработка требований и подготовка ответов изначально происходили вручную. С ростом бизнеса и количества клиентов отдел, который этим занимался, вырос до десяти сотрудников. На обработку одного требования уходило 10 минут. 

Процесс был выстроен так (рис. 1).

• Требования от налоговой инспекции в формате pdf-файлов поступали в «Контур.Экстерн»-систему, которую Банк использует для сдачи отчетности. 
• Сотрудники Банка сохраняли файлы во внутреннем хранилище и вручную создавали досье для каждого требования и контрагента. 
• Затем по списку контрагентов из внутренних систем выгружали необходимые документы и готовили сопроводительное письмо. Когда требовалось, запрашивали дополнительную информацию в отделе валютного контроля и других подразделениях Банка.
• После согласования ответы на требования загружали в «Экстерн» и отправляли в налоговую инспекцию.  

Рисунок 1

Квитанцию о приеме требования Банк должен передать в ИФНС не позднее шести рабочих дней с момента отправки требования (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Ответить на требование нужно в срок от пяти до десяти рабочих дней в зависимости от основания истребования. Например, если у клиента Банка проходит камеральная проверка, то Банк должен предъявить документы в течение пяти рабочих дней (п. 1 ст. 93.1 НК РФ); если налоговая запрашивает информацию о конкретной сделке или договоре клиента, то сведения нужно направить в течение десяти рабочих дней (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Непосредственное изучение требований занимало много времени: нужно было выделить регистрационную информацию, сформировать перечень запрошенных документов, составить опись. Из-за сжатого срока на подготовку ответа времени оставалось совсем немного. 

Рутинная операция неэффективна и сама по себе, помимо этого высок риск нарушить сроки реагирования на требования. Это повлекло бы за собой штрафные санкции: от 200 рублей за один документ, представленный с опозданием, до 10 тыс. рублей за непредставление информации по контрагенту (ст. 126 НК РФ).

Поиск решения

Число клиентов «Тинькофф Бизнеса» постепенно увеличивалось, а с ними росло и число поступающих требований. Автоматизация процесса стала необходимостью. Партнером проекта выступила компания СКБ Контур, владелец системы «Контур.Экстерн», с помощью которой Банк поддерживает документооборот с налоговыми органами.  

Процесс отправки требований удалось настроить минимальными усилиями — за счет подключения сервиса «Коннектор.Ответы на требования», который позволяет доставлять в налоговую инспекцию в час до 9 тыс. документов, как формализованных (по утвержденному электронному формату), так и неформализованных (например, в виде писем). 

Быстрая отправка документов, к сожалению, не решала проблему снижения трудозатрат при обработке требований. Тогда автоматизировать процесс работы с требованиями решили, используя API «Контур.Экстерна». API позволяет интегрировать в информационную систему получение новых требований и самостоятельно организовать централизованный рабочий процесс по их обработке. Полностью автоматизируется вся цепочка: регистрация входящих запросов → назначение исполнителей → подготовка и поиск документов в разных системах банка → проверка и отправка готового комплекта. При этом менять размер и формат документов вручную не требуется — опись формируется автоматически за секунды. 

Каждый сотрудник теперь не только экономит время, сведены к минимуму риски появления ошибок в имени файла, номере требования и прочих параметрах, чреватых санкциями со стороны инспекции. Все приложенные документы конвертируются в нужные форматы, утвержденные ФНС, затем передаются налоговикам из информационной системы Банка. Тем самым из процесса уходят люди, между собой взаимодействуют программы.

Внедрение и доработки программного интерфейса

Возможности API широки, но не беспредельны. В «Тинькофф» решили доработать и автоматизировать такие задачи: 

1. «научить» API распознавать даты и номера требований, а также ИНН контрагента. Тогда можно сразу, при получении входящего запроса, понять, по какому контрагенту искать документы, и четко привязать отправку ответа к конкретному требованию;
2. добавить в интерфейс возможность узнавать статус пакета документов, не «проваливаясь» в него — все ли документы собраны, готов ли пакет к отправке. 

Удалось оперативно реализовать все доработки, включая дополнительный функционал. Контролировать наполнение пакета документов, его готовность к отправке можно, не входя внутрь пакета. Отслеживать статус ответа на требование помогает особый цветовой индикатор «Свет» (красный — не принято; серый — отправка завершена, но нет квитанции; зеленый — все в порядке).  

Как все работает сегодня

При помощи API «Контур.Экстерна» «Тинькофф Бизнес» практически полностью автоматизировал процесс обработки требований налоговиков. Время обработки требований снизилось до 1–2 минут, а количество задействованных в процессе сотрудников сократилось до семи человек.

Сейчас процесс организован так (рис. 2). 

• CRM Банка обращается к API «Экстерна» с запросом о наличии требований. Используя функционал расшифровки входящего запроса и методы распознавания, система получает дату, номер документа, ИНН контрагента. Входящий запрос регистрируется; формируется и отправляется квитанция о приеме требования или уведомление об отказе.
• На основании полученных данных сотрудник Банка собирает информацию по нужному ИНН и формирует пакет документов для ответа на требование. 
• Подготовленные документы через API подтягиваются из информационных систем Банка в «Контур.Экстерн». 
• Массовая отправка документов происходит с помощью модуля «Коннектор.Ответы на требования».

Рисунок 2

Потенциал API на этом не исчерпан. «Тинькофф Бизнес» усовершенствовал процесс работы с требованиями налоговой по b2b-клиентам, но после дополнительных настроек с помощью API можно автоматизировать процессы и в других отделах. Например, можно отправлять отчетность напрямую из учетной системы организации, не загружая формы в «Контур.Экстерн».