Банковское обозрение

Финансовая сфера


22.09.2020 Best-practice
Невидимые помощники

Как сделать сверку документов сверхбыстрой, а бухгалтерию счастливой


Сверка расчетов с контрагентами ― не самый увлекательный бэк-офисный процесс и, пожалуй, один из наиболее трудоемких в бухгалтерском учете. Однако только инвентаризация взаиморасчетов позволяет выявить имеющиеся задолженности с партнерами, избежать возможного риска обоюдных неплатежей и служит для всех сторон подтверждением того, что в учете отражено все верно. 

Для небольших компаний, где контрагентов может быть всего несколько десятков, ручной документооборот чаще всего не представляет трудности. Иная ситуация в крупных финансовых организациях, где количество актов достигает сотен и даже тысяч. Тогда-то и наступает момент, когда бухгалтерия начинает утопать в рутинных процедурах сверки, а проблемы, возникающие в процессе, причиняют много неудобств. Трудоемкость, нарушение сроков сверки, ошибки, потеря данных, недостоверность информации ― наиболее распространенные проблемы. Когда присутствует человеческий фактор, даже с квалифицированным штатом специалистов невозможно избежать ошибок. Таким образом, все больше руководителей понимают, что оптимизировать сверку по документообороту можно только после автоматизации этого процесса. 

Виртуальные бухгалтеры

С каждым годом на рынке появляются все новые средства для автоматизации отчетности, сверок и других процессов в области финансового учета. За последние годы одним из самых популярных способов избавиться от рутинных задач в финансовом секторе стали решения на базе технологий RPA ― роботы позволяют легко автоматизировать бизнес- процессы, избавляя финансовые учреждения от одной из главных «головных болей» при любой автоматизации. Они делают это поверх текущей IT-инфраструктуры, не изменяя ее, и достаточно успешно интегрируются с существующими корпоративными приложениями, независимо от их количества и разнородности. Ведь, как известно, во многих банках до сих пор имеются устаревшие, но все еще находящихся в эксплуатации из-за трудностей замены, IT-системы.  

Роботизированная автоматизация по всему миру уже давно успешно справляется с самыми разными бэк-офисными процессами в банках, в том числе и с бухгалтерскими задачами сверки взаиморасчетов с контрагентами: роботы по заранее заданным алгоритмам обработки и шаблонам документов автоматически извлекают нужную информацию по контрагентам из учетных банковских систем и запускают процесс сверки.

Если у опытного бухгалтера обработка таких актов сверки занимает в среднем несколько часов, то программный робот делает это всего за несколько минут. Помимо очевидного эффекта ― высвобождения времени сотрудников, RPA позволяет в несколько раз повысить точность и оперативность проводимых сверок. 

Следующий шаг ― роботы с интеллектом

Несмотря на продвинутый уровень автоматизации, в большинстве банках объем ручных операций по сверке по-прежнему высок. Это связно с тем, что эффект от использования классических RPA-решений во многом зависит от существующего уровня стандартизации бухгалтерских бизнес-процессов внутри организации, проще говоря ― от регламента их исполнения. Для получения результата от внедрения роботов эти процессы должны укладываться в четко заданные для них алгоритмы. В крупных компаниях с большим штатом сотрудников и контрагентов, чьи действия не всегда удается отследить, алгоритмы действий по разным причинам отклоняются. Например, один сотрудник хранит все данные, полученные от контрагента, в почте, другой ― на рабочем столе, и только третий заносит их в 1С или другие учетные системы банка, по которым робот и делает выгрузку для сверки. Другая ситуация: один контрагент предоставил информацию о платежах согласно типовому шаблону, заданному для роботизации, а другой прислал в отсканированном виде в формате PDF на электронную почту. В первом и во втором случаях, прежде чем передать сверку роботам, сотрудникам все равно приходится вручную переносить все имеющиеся данные в нужную систему, например переводить PDF-скан в таблицы Excel. 

Для решения таких нестандартных задач, требуется более продвинутая роботизация ― интеллектуальная, которая сегодня благодаря развитию технологий искусственного интеллекта и машинного обучения становится все более доступной компаниям из разных сегментов бизнеса.  

В комплексе c интеллектуальными системами управления документами RPA-решения способны распознавать самые сложные документы, поступающие от разных контрагентов на разных носителях и в разной форме, создавая шаблоны для роботизации на месте. Документы автоматически распознаются и классифицируются по всем ключевым атрибутам: номер документа, наименование контрагента, дата, сумма и т.д., в системе создаются регистрационные карточки, где поля сразу же заполняются данными из текста документа и сверяются суммы. Данные могут быть получены из любого необходимого источника: электронной почты, систем ЭДО, CRM и др.  

Как показывает практика крупных игроков финансового рынка, использование подобных решений позволяет организациям в 3-4 раза ускорить обработку документов, значительно оптимизировать финансовые издержки, уменьшив объем дебиторской задолженности за счет автоматического контроля возврата документов от контрагентов, ускорения процессов сверки и минимизации числа ошибок, связанных с невнимательностью сотрудников. 

Одно из главных преимуществ ― интеллектуальные решения для сверки не требуют больших затрат на разработку и внедряются достаточно быстро: на рынке уже доступно множество современных технологических RPA-платформ, которые необходимо настроить под конкретные бизнес-задачи. Сроки внедрения составляют примерно от полутора до четырех месяцев. 

Не процессом единым

Несмотря на широкое распространение подобных RPA-решений в финансовом секторе, примеры успешных проектов по их внедрению имеются практически во всех ключевых отраслях: у лидеров телекома, промышленного и ретейл-рынков, которые уже передали роботам процессы по закрытию авансовых платежей, формированию отчета о контрагенте, проведению сверки расчетов с контрагентами. Но эти процессы могут быть самыми разными.

Как ни странно, сегодня одним из самых трудных этапов является именно обнаружение процессов для роботизации

RPA на стыке других инноваций открывает широкий ряд новых возможностей для компаний, которые задались целью перейти на процессное управление ― автоматизировать все большее количество бизнес-процессов для повышения производительности бизнеса с помощью современных технологий. Эффективное внедрение RPA включает в себя несколько ключевых этапов: общий анализ бизнес-процессов, поиск и выбор процессов для роботизации, расчет ROI, разработку, внедрение и масштабирование. 

Как ни странно, сегодня одним из самых трудных этапов является именно обнаружение процессов для роботизации. Зачастую они не регламентированы, и требуется прикладывать большие усилия только для того, чтобы выявить и описать существующие процессы, после чего уже необходимо их проанализировать на предмет возможности автоматизации тем или иным путем. Компании по всему миру вкладывают колоссальные деньги в аудит и консалтинг, но до сих пор эта проблема является одной из основных преград на пути к к цифровой трансформации.

Для компаний, проводящих поиск процессов самостоятельно, с каждым новым разом такие задачи становятся все сложнее. Поэтому многие игроки рынка все чаще привлекают бизнес-партнеров, профессионально владеющих этой областью, чтобы совместно на базе многолетней IT-экспертизы и современных технологий интеллектуального анализа процессов (Task and Process Mining) выявить конкретные бизнес-процессы, в улучшении которых компания действительно нуждается, определить наиболее эффективный способ их оптимизации, чтобы в итоге получить максимальный эффект от внедрения. 






Сейчас на главной

ПЕРЕЙТИ НА ГЛАВНУЮ