Однако руководителям и аналитикам крупных проектных офисов, в том числе входящих в состав финансовых институтов, которые осуществляют финансирование или управление инвестиционными проектами и должны контролировать их реализацию, приходится сталкиваться с незрелостью проектного управления у многих участников процесса — заказчиков, ответственных исполнителей и субподрядчиков.

Согласно глобальному исследованию¹, проведенному Accenture среди топ-менеджеров, которые отвечают за реализацию инвестиционных проектов капитального строительства в энергетическом секторе с бюджетом свыше 1 млрд долларов, только 34 % участников опроса добились выполнения бюджетных планов с отклонением менее чем на 25 % и менее трети смогли завершить работы в установленные сроки. Аналогичные результаты были получены при проведении исследования среди добывающих и металлургических компаний: 70 % проектов завершаются с отклонением от установленного бюджета на 25 % и более, а свыше 60 % проектов выходят за рамки намеченных сроков.

Наиболее эффективными средствами преодоления данной ситуации организаторы исследования называют кросс-функциональное управление рисками, улучшение качества взаимодействия с подрядчиками и поставщиками, повышение уровня управленческой зрелости, а также активную работу с данными и аналитикой.

При этом одной из причин неэффективности управления проектами является недостаток адекватных инструментов, позволяющих инвестору контролировать ход проекта с нужной степенью детализации на всех этапах. Важная составляющая процесса — качественная интеграция данных, поступающих от всех ключевых участников проекта, и создание единой информационной платформы для поддержки принятия проектных и инвестиционных решений.

При этом подрядчики зачастую используют средства управления проектами, направленные на планирование и оптимизацию, прежде всего, собственных работ и ресурсов, в то время как задачами инвестора при управлении программой или портфелем проектов является удержание целостности, полный контроль за расходами и достижение ключевых показателей экономической эффективности. Подобных комплексных инструментов на рынке сегодня крайне мало.

При попытке восстановить целостную картину хода выполнения программы или портфеля проектов можно наблюдать следующее: аналитики проектного офиса инвестора собирают информацию от подрядчиков практически вручную, затрачивая значительные ресурсы на загрузку, сопоставление и корректировку данных, номенклатур и кодировок. Достоверность и актуальность собранной информации оценить достаточно сложно, поскольку ее обновление может происходить нерегулярно и несинхронизированно. Для анализа могут использоваться данные других систем, например, бухгалтерского учета, в которых отсутствует необходимая детализация, а сами системы лишены инструментов анализа и визуализации, важных для оценки рисков и помощи в принятии управленческих решений.

Для построения моделей показателей экономической эффективности инвесторы зачастую используют Excel, что при внесении изменений в данные чревато возникновением «мелких» технических ошибок, грозящих в масштабе крупной инвестиционной программы значительными убытками. Электронные таблицы по-прежнему остаются одним из самых распространенных инструментов сбора и анализа данных, хотя еще несколько лет назад Базельский комитет по банковскому регулированию (BCBS) и Управление по финансовому надзору и регулированию Великобритании (FSA) одновременно выпустили рекомендации^2,3, по имплементации дополнительных проверок информации, которая обрабатывается «ручным способом». В своих исследованиях регуляторы высказывают серьезную обеспокоенность рисками появления ошибок, расхождений и даже мошеннических действий в случаях, когда данные хранятся и обрабатываются в электронных таблицах.

Разработанное специалистами нашей компании комплексное решение для управления инвестиционными проектами поможет инвесторам и руководителям проектных офисов избежать широкого спектра организационных и технических проблем. Оно способно существенно повысить эффективность реализации проектов благодаря следующим бизнес-функциям:

• поддержка принятия инвестиционных решений, которая обеспечивается оперативной интеграцией с системами планирования и управления ресурсами, электронными торговыми площадками и другими внешними системами для сбора максимально полной и актуальной информации;

• сквозной контроль соответствия всех параметров программы или портфеля проектов с помощью настраиваемого интегрированного мониторинга исполнения проектных планов, бюджетов, платежей;

• управление рисками и прогнозирование отклонения значений ключевых показателей экономической эффективности проектов на основе многофакторного анализа данных.

Решение CUSTIS для управления инвестиционными проектами позволяет обеспечить интеграцию актуальных данных для эффективной работы с экономическими моделями проектов и предоставляет инструменты для повышения уровня зрелости ряда ключевых управленческих процессов.

Управление финансовыми моделями проектов на основе актуальных данных

Система позволяет составлять новые и использовать готовые каталоги показателей — от стандартного расчета возврата инвестиций до более сложных агрегированных инструментов, — на базе которых создаются гибко настраиваемые финансово-экономические модели эффективности проектов. Каждый показатель представлен в виде плановых, фактических и прогнозируемых значений, которые визуализируются для проведения удобного сравнения. Алгоритмы сбора показателей аналитики могут гибко настраивать самостоятельно.

Кроме того, решение обеспечивает полную интеграцию и автоматическое обновление данных в режиме онлайн и уведомляет пользователей о выходе показателей за пределы настраиваемых отклонений, а взаимодействие с внешними источниками дает возможность включать в расчет модели проекта макроэкономические и отраслевые показатели.

Анализ и прогнозирование в календарно-сетевом планировании

Решение представляет руководителям проектов средства для анализа выполнения календарно-сетевого планирования, включая автоматическое вычисление критического пути и критических цепочек, а также их визуализацию в формате S-кривых. Возможности системы позволяют осуществлять сквозной контроль соответствия сроков работ в базовом плане-графике, графиках закупок, тендерной документации и заключаемых договорах, а также автоматически уведомлять пользователей о возникающих отклонениях. Интеграция с такими популярными пакетами, как Microsoft Project и Primavera PPM, позволяет оперативно начать работу с модулем, а также без дополнительных расходов интегрироваться с аналогичными системами планирования подрядчиков.

Контроль исполнения бюджета проектов

Система аккумулирует данные из всех источников информации о планировании и исполнении бюджетов проектов, например, ERP или специализированных бюджетных систем, проводит автоматический расчет освоенных средств и с помощью мониторинга исполнения смет доходов и расходов контролирует отклонения в стоимости при закупках или заключении договоров, сообщая о них пользователю. IT-решение поддерживает несколько базовых вариантов бюджета, позволяет настраивать соответствие иерархических структур бюджета и плана-графика проекта (Cost Breakdown Structure и Work Breakdown Structure) и формировать отчеты с гибкой настройкой классификации видов расходов и статей бюджета. В текущих условиях волатильности курса рубля актуальна поддержка мультивалютности и отражение валютных рисков в инструментах анализа исполнения бюджета.

Обеспечение прозрачности закупок и автоматизация тендерных процедур

Благодаря созданию единого пространства управления программами и портфелями проектов и интеграции с электронными торговыми площадками разработанное IT-решение проводит автоматический мониторинг тендерных процедур и контролирует соответствие графика закупок базовому плану-графику программы. Сквозной контроль условий тендерной документации, плана-графика и бюджета проекта, а также заключаемых подрядчиками договоров дает возможность на ранних стадиях выявить отклонения, потенциальные нарушения положений о закупках и нецелевое расходование средств.

Следующим этапом развития функционала станет автоматизация управления тендерными процедурами, позволяющая системе самостоятельно готовить документацию на основании утвержденного бюджета и плана-графика работ, вести и классифицировать реестр тендеров, а также осуществлять настройку бизнес-процессов подготовки и проведения тендеров на выбранной электронной торговой площадке. Кроме того, дополнительный модуль Cost Engineering позволит значительно сократить затраты на планирование бюджета и организацию закупок посредством автоматизированного расчета стоимости проекта на основе отраслевых моделей, инструментов анализа котировок электронных торговых площадок и внутренних справочников расценок.

Мониторинг Cash Flow и контроль исполнения платежей

Интеграция с платежными системами и расчетными центрами банков обеспечивает качественный мониторинг денежных потоков, оперативный сбор данных и уведомление пользователей об исполняемых платежах, при необходимости — в акцептирующем (подтверждающем) режиме. Контроль исполнения платежей на соответствие условиям договора и бюджета проекта исключает возможность проведения оплат, не соответствующих согласованной структуре затрат, а также уменьшает угрозу штрафных санкций за нарушение условий контрактов и задержки оплаты.

Прогнозирование рисков

Наиболее перспективным шагом для дальнейшего развития системы является автоматизация функций прогнозирования. В частности, в настоящий момент мы активно разрабатываем средства прогнозирования показателей проектов на основе семейства вероятностных методов Monte Carlo и LHS. Оперативное получение актуальных данных и сведений об изменении показателей позволит быстро корректировать финансирование проектов и принимать своевременные управленческие решения.

Функции прогнозирования важны и для анализа календарно-сетевого планирования и контроля бюджета. В перспективе решение сможет проводить автоматический анализ ошибок и конфликтов в плане-графике проектов, оценивать качество его составления и осуществлять сценарное моделирование и анализ рисков, а также применять стратегии по их минимизации. Интеграция с отраслевыми базами знаний о реализованных проектах позволит проектной команде получать оценки реалистичности плана-графика путем его сопоставления с историческими данными об аналогичных работах. В условиях сокращения финансирования важным инструментом становится прогнозирование изменений сроков реализации проектов и моделирование планов-графиков для разных сценариев финансирования проекта.

Таким образом, решение CUSTIS по управлению проектным финансированием позволяет руководителям программ и портфелей инвестиционных проектов существенно повысить эффективность проектной деятельности, а инвесторам, банками и электронным торговым площадкам — предоставить клиентам дополнительный сервис по качественному управлению инвестиционными проектами.

Важно отметить, что система может быть развернута как на проприетарной IT-инфраструктуре заказчика, так и в качестве облачного сервиса. Web-интерфейс дает возможность доступа к большинству контролирующих функций при помощи мобильных устройств, а удобная визуализация данных упрощает анализ информации и ускоряет процесс принятия управленческих решений.

1. Achieving Superior Delivery of Capital Projects: Accenture global survey of the metals and mining industries, 2012.

2. Basel Committee on Banking Supervision1 Principles for effective risk data aggregation and risk reporting, 2012.

3. Financial Services Authority Solvency II: Internal Model Approval Process Data Review Findings, 2012.

Реклама