Поскольку логическое продолжение оперативной работы с документами — организация их архивного хранения, то при переходе к использованию систем электронного документооборота неизбежно встает вопрос и о создании электронных архивов. Подобные информационные системы позволяют преодолеть основные сложности, возникающие при работе с архивами документов в привычном бумажном формате: значительные временные затраты на поиск информации и извлечение документов из архивохранилищ, потери и физическое повреждение документов, невозможность дистанционного обращения к документам, трудоемкость составления и поддержания в актуальном состоянии учетно-поисковых средств.
Электронный архив — это информационная система, обеспечивающая систематизацию, хранение и поиск документов, автоматизацию процессов работы архива банка (ведомственного архива), в том числе формирование научно-справочного аппарата к архивному фонду в электронном виде. Это составление и согласование номенклатуры дел, комплектование архива, подготовка дел к передаче на государственное хранение, выделение дел к уничтожению, информационно-справочная работа.
Актуальность внедрения электронных архивов в банках диктуется наличием больших объемов организационно-распорядительной документации, закладывающей нормативную базу деятельности банка: уставов, положений, инструкций, приказов, протоколов, актов, служебных записок и т.п. В основном, эта документация существует в бумажном представлении, а хранение бумажных документов сталкивается с очевидными ограничениями, перечисленными выше. Наиболее эффективное решение для преодоления этих ограничений – создание электронного архива как инструмента для удобного поиска информации (что не исключает полного отказа от необходимости хранения бумажных оригиналов).
Перед принятием решения о внедрении электронного архива любой организации, в том числе банкам, необходимо определиться с рядом параметров: