— Кристина, как повлиял экономический кризис на рынок организации корпоративных мероприятий? Например, сократилось ли количество заказов, уменьшились ли бюджет и количество приглашенных или клиенты придерживаются принципа: имидж первичен, а кризис — вторичен.

— Корпоративное мероприятие (далее КМ — прим. «Б.О») — это очень важная составляющая корпоративной культуры. КМ — основной элемент коммуникации в компании. Оно позволяет успешно решать такие задачи, как адаптация новых сотрудников, укрепление командного духа коллектива, командо­образование, повышение лояльности к компании, нематериальная мотивация.

КМ в рамках стратегии компании позволяют сформировать личностное отношение и обеспечить участие каждого сотрудника в жизни компании, почувствовать себя частичкой единого целого, что очень важно для каждого сотрудника. Как известно, кадры решают все! Поэтому многие компании не отказываются от проведения корпоративных мероприятий.

Безусловно, кризис сказался на всех областях жизнедеятельности, в том числе и на бизнесе. Многие заказчики сейчас объединяют деловые и развлекательные КМ в одно мероприятие. Например, в первой половине дня на площадке планируется деловая часть — подведение итогов квартала, обу­чение, тренинг и пр. После этого организуется фуршет с развлекательной программой, которая может быть приурочена к юбилею компании. Такой формат позволяет значительно сэкономить на празднике.

— На отечественном рынке алкоголя среднего ценового сегмента из-за падения курса рубля происходит частичное замещение импортных напитков продукцией отечественного производства. При организации КМ клиенты стали чаще включать в меню отечественный алкоголь или их вкусы не изменились?

— Да, сейчас происходит расширение ассортимента по барной карте за счет ввода позиций отечественного производства. Это делается для того, чтобы дать заказчику возможность выбора по цене — некую «вилку», которая позволить закрыть этот блок и не выходить за рамки бюджета в связи с ростом стоимости импортных напитков.

Сейчас, по моим наблюдениям, тенденция такова, что организаторы КМ заказывают меньшее алкоголя, чем в прошлые годы. Они пересматривают ассортимент и количество в сторону уменьшения. Например, это может быть только вино, без крепкого алкоголя, или количество крепкого алкоголя сводят до минимума.

— По вашим наблюдениям, произошла ли замена «звездных» ведущих на их коллег с более скромными гонорарами? Или для организаторов мероприятий «звездность» приглашенных артистов важнее, чем уровень их профессионализма? Ведь не всегда популярный певец или телеведущий способен успешно взаимодействовать с залом, импровизировать и искрометно шутить экспромтом.

— Многие заказчики, которые планируют развлекательные КМ, готовят их собственными силами. Они отказываются от привлечения подрядчиков. «Капустники» вновь вошли в моду. Организаторы также выбирают среди коллег импозантного сотрудника, который мог бы заменить ведущего и отработать на сцене весь вечер.

Конечно, у такого подхода есть свои плюсы и минусы. Так, подготовка «капустника» предполагает максимальную вовлеченность части сотрудников в организацию вечера. Коллеги используют «фишки», юмор, сатиру, которая понятна всем сотрудникам компании. Получается очень индивидуальный подход, и создается атмосфера вечера «для своих». Ведущий как сотрудник компании, как правило, знаком со всеми приглашенными коллегами. Он может удачно пошутить, вспомнив смешной случай из жизни офиса.

Однако у такого подхода есть и минусы. Нужно помнить, что быть ведущим и выступать на сцене — это тяжелый труд. Придется много времени уделить подготовке, написанию сценария, репетициям. Поэтому, если бюджет на проведение КМ ограничен и нет возможности пригласить медийного ведущего или нескольких ведущих, то можно обратиться к менее звездным артистам, благо сейчас на рынке ивента есть подрядчики, которые прекрасно справляются с поставленной задачей, обеспечивая, как говорится, хорошее соотношение цены и качества.

Сейчас происходит расширение ассортимента по барной карте за счет ввода позиций отечественного производства

— За счет чего организация может оптимизировать свои расходы на КМ? Например, с помощью внесения изменений в меню: условно говоря, заменив салат «с морепродуктами» «витаминным» овощным и т.п. либо сократив количество официантов, которые будут обслуживать банкет или фуршет? Насколько ощутимой будет такая экономия и как она отразится на качестве мероприятия?

— Как я уже говорила, сейчас тенденция организации корпоративных мероприятий такова, что заказчики совмещают два формата в одном. Это позволяет значительно сократить бюджет. Например, снизить транспортные расходы, расходы на подрядчиков, аренду площадки и т.п. В этом случае лучше выбирать многофункциональное пространство. Банкетный комплекс, который имеет несколько залов. Также возможна оптимизация расходов за счет меню. Мы, например, расширяем ассортимент блюд, вводим новые позиции, активно работаем с поставщиками и ищем альтернативы по предлагаемому ассортименту.

Очень важно найти золотую середину. Нельзя, например, предлагать гостю только салаты из свежих овощей, чтобы уложиться в бюджет (не все приглашенные — вегетарианцы). Наше меню сформировано таким образом, что предложение по питанию можно составить на любой бюджет.

А вот пытаться сэкономить на обслуживании за счет сокращения количества официантов — это неправильная идея. Есть определенные стандарты по сервису, которые необходимо учитывать, чтобы мероприятие прошло на должном уровне.

— А если организация, чтобы сэкономить на услугах банкетного комплекса, решит организовать мероприятие своими силами? Например, арендует зал в гостинице, заключит договор с кейтеринговой фирмой, самостоятельно подберет ведущих и т.п. Будет ли значительной и разумной такая экономия или все же лучше доверить организацию КТ профессионалам?

— Однозначно, разумнее обращаться к профессионалам. При планировании мероприятия на первоначальных этапах заказчик может не учесть многих расходов. Как правило, создается первое ошибочное впечатление, что, если заниматься организацией мероприятия самостоятельно, то расходы на него будут значительно меньше, чем озвученная стоимость при обращении в банкетный комплекс. Но на этапе самостоятельной подготовки и реализации мероприятия обязательно появляются дополнительные расходы, не учтенные в первоначальном варианте бюджета. В итоге бюджет мероприятия вырастает в два раза.

Всегда сложнее и дороже организовывать мероприятия с помощью нескольких подрядчиков. Кейтринг закладывает транспортные расходы, аренду посуды, текстиля и прочие расходы в смету. Площадка тоже взимает плату за использование помещения — зала и кухни под кейтринг. Так происходит удвоение затрат. Поэтому лучше выбирать площадки, которые предлагают комплекс услуг по организации мероприятий, которые имеют собственную кухню, штат, посуду, текстиль и т.д.

Реклама