Вход Регистрация
Подписка

Банки переводят клиентские досье в электронный вид

17.09.2015

Формирование, хранение и передача юридических дел клиентов между подразделениями — одна из составляющих операционной деятельности банка, которая регламентируется инструкцией Банка России № 153-И от 30.05.2014. С возрастанием объемов документооборота такая работа становится все более ресурсоемкой, особенно в условиях распределенной филиальной сети и необходимости предоставления дел по запросам регулятора. За последнее время ряд российских банков открыл проекты, в рамках которых происходят перевод клиентских досье в электронный вид и создание единого электронного хранилища (в частности, на эту тему в нашем журнале неоднократно высказывались сами банкиры в рубрике «Главный по IT»). О предпосылках, подходах и эффекте от реализации таких проектов в интервью «Б.О» рассказал Юрий Спельник, директор департамента коммерческих организаций компании «ЭЛАР», крупнейшего в Европе предприятия по оцифровке

— Юрий, добрый день. Известно, что «ЭЛАР» реализует несколько проектов по оцифровке клиентских досье, в том числе в банковской сфере. Чем руководствуются кредитные организации, приступая к автоматизации этого фронта работ? Как обосновывают их необходимость и чего ожидают от вендора?

—  Первопроходцами в оцифровке клиентских досье около семи лет назад стали НПФ и страховые компании. Им, как и банкам, необходимо хранить многие документы в бумажном виде на протяжении всего срока действия договора, плюс еще 10 лет для информации по индивидуальному счету. Отсюда и возникает классическая постановка задачи — перевести досье в электронный вид. Перечислю наиболее значимые задачи, решаемые за счет оцифровки хранилищ клиентских данных:

  • • обеспечить оперативный доступ к документам для всех сотрудников;
  • • повысить скорость и качество анализа информации по клиентам;
  • • обеспечить клиенту возможность обратиться в любое отделение или филиал для получения услуги;
  • • создать страховую копию на случай утраты или изъятия оригинала;
  • • по возможности освободить площади офисов, занятые бумажными документами, выводя их в удаленное хранилище.

Подобные проекты по оцифровке документов и созданию электронных архивов наша компания реализовала, в частности, для таких крупных фондов, как «Лукойл-Гарант» и «Благосостояние». Для банков эти задачи также всегда были насущны, а в 2006 году вышла инструкция ЦБ РФ № 28-И от 14.09.2006, детально регламентирующая процессы создания, хранения и использования юридических дел клиентов. Сегодня мы реализуем несколько проектов по оцифровке клиентских досье в банках топ-100.

— А что изменилось в последнее время? Ведь еще недавно банки не были готовы к этим расходам. За счет чего удается обеспечить эффективность инвестиций?

— Прежде всего существуют сугубо материальные аспекты, приносящие мгновенный результат: на 95% сокращается обращение к бумаге, снижается объем перемещения бумажных документов по офисам и т.п. Но, на мой взгляд, основная причина повышения интереса со стороны банков — борьба за клиентов, которая требует улучшения качества обслуживания, повышения скорости принятия решений и реагирования на инциденты, создания клиенториентированных сервисов. Именно поэтому многие банки сейчас стремятся перевести документы в электронный вид сразу по мере их появления. В первую очередь это касается как раз досье физических и юридических лиц. Бумажные дела в этом случае — обременительный груз, который не позволяет до конца реформировать внутренние регламенты банка по скорости и качеству обслуживания, а оцифровка досье дает возможность сразу решить несколько важных задач.

— Вообще, это сложный процесс? Есть ли различия между оцифровкой клиентских досье и, скажем, кадровой документации? Может ли банк перевести документы в электронный вид своими силами?

— Практика показывает, что при самостоятельном переводе большого объема документации в электронный вид затраты на приобретение оборудования, обучение персонала и организацию технологического процесса в несколько раз превышают стоимость аналогичных услуг у профессионального подрядчика. Процесс оцифровки — это конвейер, на каждом участке которого применяется свой набор технологий и программных продуктов. Мы выстраивали этот процесс более 20 лет и до сих пор продолжаем его совершенствовать, так как появляются новые задачи и вызовы. Собственно, вызовом стал перевод в электронный вид юридических дел клиентов. Впервые мы столкнулись с этой задачей в одном крупном банке. В отличие от кадровой документации клиентские досье состоят из более чем 250 типов документов, часть из которых — неформализованные. Оцифровка классическим способом с ручным извлечением данных подходила, но требовала привлечения большого количества персонала, что увеличивало стоимость работ. Мы попытались обойтись программами распознавания форм, но такой подход тоже оказался не слишком эффективным по двум причинам. Во-первых, стоимость разработки такого количества форм превысила бы выделенный бюджет. Во-вторых, уже при наличии 40 типов документов скорость подбора формы для одного документа снижается до 30 секунд (большинство программ распознают документы, применяя последовательный подбор формы). В результате превышаются все разумные сроки реализации проекта. Кроме того, остаются неформализованные документы. Именно эти задачи побудили нас развивать альтернативные, «умные» технологии извлечения данных, накапливать базу знаний и компетенции. В результате родился новый формат услуг, который мы назвали «СК+».

— В чем новизна и ценность этого сервиса, или, как это нередко бывает, за броским названием скрывается лишь маркетинговый ход? Расскажите, пожалуйста, подробнее о вашем формате «СК+».

— Я понимаю ваш скепсис, псевдорешений на IT-рынке действительно много. Начну с того, что оцифровка состоит из двух больших элементов: сканирования и ретроконверсии (индексирования), то есть извлечения данных. Сканирование мы уже давно осуществляем оперативно на территории заказчиков, к которым выезжают наши мобильные бригады с необходимым парком профессиональной техники. А ретроконверсия традиционно проводилась в наших производственных центрах, потому что для каждого типа документов нужно подобрать свой набор технологий — от полностью ручного до полностью программного извлечения данных. Так вот, недавно мы научились проводить комплекс работ «под ключ» на территории заказчиков. Это касается банковских досье и любых других печатных документов. Мы лишь варьируем количество персонала в зависимости от объема документов и срочности работ. Такой формат имеет ряд преимуществ:

  • • меньшая стоимость за счет сокращения привлекаемого штата специалистов и транспортных расходов;
  • • оперативность благодаря применению уникальных технологий извлечения данных и максимальному сокращению ручной обработки;
  • • дополнительная безопасность информации, поскольку документы не вывозятся из организации и обрабатываются в рамках соглашения о конфиденциальности.

Единственное условие — документы должны быть именно печатными, так как преимущества достигаются в первую очередь благодаря применению «умных» технологий извлечения данных.

— Что значит «умное» извлечение данных? Если вы говорите об автоматическом распознавании формализованных документов, то как быть с обычными, не структурированными текстовыми приложениями? Перепечатывать данные вручную?

— Это и есть основное преимущество сервиса «СК+». Мы можем обрабатывать абсолютно любые документы на территории банка. Все тайны раскрывать не буду, скажу лишь, что мы также используем программы распознавания — обычно два-три приложения на каждом проекте. А вот методов автоматической классификации и извлечения данных уже десяток, и применяются они в разных комбинациях в зависимости от типов документов. Формат услуги для кредитных организаций уже устоялся. На первом этапе наши специалисты приезжают и оперативно сканируют клиентские досье, а при необходимости — любую другую финансовую документацию. Второй этап — разделение электронных копий документов с помощью автоклассификации по видам и типам: договоры, учредительные документы, лицензии, разрешения, карточки и т.д. Затем документы объединяются в группы под эгидой основного документа: договор банковского счета (вклада, депозита) плюс все изменения, дополнения и приложения к нему. Отмечу, что для некоторых документов автоклассификация может работать без распознавания текстов: например, транспортные или таможенные накладные различаются по цвету бумаги, типовые заявки и переписка — по объему текста в том или ином месте документа (фотографические признаки). При необходимости для расширения поисковых и аналитических возможностей, проводится дополнительное индексирование отдельных документов — для каждого из них может извлекаться определенный набор атрибутов: тип, номер, дата, а также сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента и т.п. Подготовленный пакет материалов электронного досье загружается в информационную систему банка. Человек участвует в процессе только на стадии верификации, для проверки качества сформированного ресурса.

— Цель оцифровки клиентских досье вполне понятна. Но насколько гибок этот формат услуг? Есть какие-нибудь условия или дополнительные возможности сокращения стоимости, ведь многие организации сегодня вынуждены экономить?

— Конечно. Во-первых, для решения многих задач достаточно второго этапа, то есть без проведения дорогостоящего индексирования. При небольших инвестициях банк, страховая компания или НПФ получает готовые досье клиента в электронном виде с распознанным текстом и возможностью поиска информации по реквизитам основного договора: наименование юридического лица, ИНН, номер счета и пр. Во-вторых, для оптимизации финансирования работы можно разбить на этапы. Также можно воспользоваться подпиской на услугу: в рамках договора или рамочного соглашения мы будем осуществлять плановую оцифровку документов по согласованному графику, либо оперативно приезжать по вызову. Подписка, кроме того, позволит зафиксировать стоимость на длительный период, получить дополнительные скидки.



17.09.2015
Эта статья была разослана 1422 on-line подписчикам bosfera.ru
Материалы альянса финансовых медиа:
Разговоры финансистов

АДРЕСА БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТИ
Перейти в Раздел
Вверх