— Алена, каковы были предпосылки внедрения автоматизированной системы управления финансами в НПЦ «БизнесАвтоматика»?

— «БизнесАвтоматика» — одна ведущих IТ-компаний России. На протяжении четырех-пяти лет она демонстрирует высокие темпы роста. И это неудивительно, поскольку услуги по созданию, внедрению, обслуживанию информационных систем и сервисов мы оказываем государственным организациям и крупным корпорациям. Среди крупнейших заказчиков нашего научно-производственного центра — «Газпром», ММК, «Ростелеком», Fesco, Альфа-Банк. С 2018 по 2021 год выручка ежегодно увеличивалась, в среднем — на 64%, а в 2022 году «БизнесАвтоматика» была включена в федеральный перечень системообразующих IT- компаний России.

В центральном офисе в Москве, а также в представительствах НПЦ в Дубне, Кирове, Твери и Ульяновске в общей сложности работают более 250 специалистов.

До осени 2021 года компания управляла бюджетом на основании комплексной финансовой бюджетной модели, включающей в себя три сводных бюджета: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов (прибыли-убытков), бюджет по балансовому листу.

Однако по мере роста становилось все сложнее контролировать денежные потоки, и в определенный момент топ-менеджментом была осознана потребность в изменении модели управленческого учета и формировании современной культуры бюджетирования, учитывающей специфику IT-отрасли, а также в автоматизации системы бюджетирования.

К тому же в то время консолидацию данных вместе с бюджетом движения средств по всем направлениям деятельности мы вели во внешней системе, при этом четкого планирования и финансового управления не было. Полноценно формировать баланс автоматически мы тоже не могли. В результате процесс получения информации о компании в целом и в разрезе структурных подразделений был довольно трудоемким и долгим.

— Как вы выбирали систему управления финансами компании?

— Мы проанализировали российский рынок автоматизированных систем бюджетирования и пришли к выводу, что наша внутренняя разработка, входящая в единый реестр отечественного ПО — Платформа Visary, включает в себя всю функциональность, необходимую для построения единой системы управления финансовыми потоками НПЦ «БизнесАвтоматика». Также мы решили задействовать в проекте и другие наши программные продукты — систему управления ресурсами и кадрами — Visary ERP, систему проектного управления — Visary Project, реализованные в качестве модульных компонентов к Visary для наших заказчиков.

Алена Алехина, заместитель генерального директора компании «БизнесАвтоматика»

После этого исполнительный директор НПЦ «БизнесАвтоматика» Роман Дзвинко инициировал проект по автоматизации процессов на базе централизованной системы. Затем из программистов, финансистов и менеджеров компании была создана рабочая группа, которая разработала перечень требований к системе автоматизации. Так, для ведения бюджетов АСБ должна иметь централизованную базу данных, для минимизации ошибок и влияния человеческого фактора — обеспечивать сбор и консолидацию первичных данных из разрозненных систем.

К решению наиболее сложных экономических и программных вопросов разработки мы привлекали сторонних консультантов.

— Расскажите, пожалуйста, подробнее о ходе внедрения системы.

— Проект стартовал в ноябре 2021 года и завершился в декабре 2022-го. В первую очередь был определен центральный модуль автоматизированной системы — «Проект». Далее исходя из специфики были выделены три субпроекта: внутренние, внешние и пресейлы. Также мы задали способы взаиморасчетов по проектам — Fixed Price и некоммерческие. Для учета человеко-часов была произведена интеграция с GitLab, системой управления ресурсами Visary ERP и системой календарного сетевого планирования Visary Project, и таким образом мы получили детализацию задач и исполнителей, а также возможность расчета уровня нагрузки и вклада сотрудника в проект. Это позволило сформировать систему расчета по Timesheet.

Проектный учет позволил отделить доходы по каждому проекту от общей выручки, а за счет определения проектной себестоимости и ее факторного анализа в системе удалось отобразить долю затрат на те или иные работы и определить рентабельность. Возможность фиксировать убыточность проектов на ранних этапах помогает руководству компании принять меры по снижению потерь в ходе того или иного проекта или изменению стратегии его реализации.

В целях расчета общих расходов компании было решено выводить все повседневные и организационные расходы в OPEX. Также в рамках внедрения была реализована функциональность платежного календаря, включающего в себя реестр выплат и поступлений. Все эти данные отображаются в системе и позволяют вести скользящее планирование с аналитикой отклонений через план / факт-анализ на разных уровнях: по компании в целом, по подразделениям, по проектам.

Если раньше никто не мог точно определить, принес проект прибыль или затраты по нему превысили доход, то сейчас мы полностью контролируем рентабельность

Для удобства отслеживания показателей в системе, наглядно и доступно отображающей информацию на рабочем столе пользователя, выведены интерактивные аналитические панели. Сотрудники могут самостоятельно их настраивать и выводить на экран нужную им в тот или иной момент информацию. Применение ролевой, мандатной и дискретной политик в системе позволяет разграничивать доступ конкретного пользователя или подразделения к данным.

При работе с модулем аналитики возможно углубленное изучение данных с переходом по виджетам диаграмм через веб-клиент. Также в нашей АСБ реализована функция генерации печатных форм по установленным датам.

— Что дала научно-производственному центру автоматизация системы бюджетирования?

— Мы получили автоматизированную систему, которая обеспечивает управление и контроллинг финансового учета и планирования, рентабельности проектов, операций с задолженностями, операций с заемными средствами. Благодаря ей мы можем оперировать данными, поступающими как из разрозненных систем центрального офиса компании, так и из систем всех ее представительств. Службы повысили прозрачность взаиморасчетов и минимизировали ошибки в расчетах. Стали возможными краткосрочное и долгосрочное планирование, оценка ресурсного потенциала и маржинальности проектов. Это главные преимущества внедрения системы автоматизации бюджетирования для НПЦ «БизнесАвтоматика».

Теперь руководство компании при необходимости оперативно получает точные данные о текущих и планируемых расходах и доходах по проектам и может проводить оценку их рентабельности. Это позволяет своевременно скорректировать стоимость или не допустить превышение бюджета того или иного проекта. Кроме того, с помощью системы можно контролировать процессы подразделений и анализировать результаты, а также осуществлять ежедневный учет и проводить мониторинг финансовых операций и ресурсов.

С внедрением Visary Finance мы реализовали технически сложный учет затрат. Если раньше никто не мог точно определить, принес проект прибыль или затраты по нему превысили доход, то сейчас мы полностью контролируем рентабельность.

— Автоматизированная система бюджетирования внедрена. Какое функциональное направление следующее в очереди на автоматизацию?

— Мы планируем создание мощной внутрикорпоративной системы, и ближайший шаг — это разработка ядра решения управления персоналом, которое будет включать в себя модуль подбора и карьерного развития сотрудников. Модуль будет интегрирован с Visary Finance, таск-менеджментом и системой управления проектами. Он позволит проводить оперативные расчеты по планированию трудовых ресурсов.