Скрепка с логотипом

Канцелярские расходы банка условно можно разделить на три группы: закупка продукции с логотипом кредитной организации, приобретение для собственных офисов расходных материалов, которые не требуют специальной маркировки, и заказ так называемых VIP-комплектов. Последняя категория является самой дорогой в пересчете на единицу продукции, но при этом основные расходы все же приходятся на массовый сегмент. «На закупку канцелярских товаров в 2006 году наш банк потратил около 3,4 млн рублей», — рассказывает начальник отдела материально-технического снабжения банка «Союз» Игорь Романович. «Если не брать в расчет изготовление VIP-канцелярии, которая заказывается всегда по случаю, то на традиционную канцелярскую продукцию с фирменной символикой банк тратит около 1,5 млн рублей в год», — отмечает заместитель директора департамента маркетинга Бинбанка Николай Желтковский.

Хотя все опрошенные «БО» банкиры сошлись во мнении, что, по сути, не имеет значения, идет ли речь о покупке ручки для VIP-клиента, крупного партнера или потенциального вкладчика, который случайно зашел в офис банка, вся канцелярская продукция должна быть исключительно высокого качества. «Такая на первый взгляд незначительная вещь, как ручка, блокнот или ежедневник может позитивно напоминать клиенту о банке каждый день, а может оставить негативное впечатление из-за того, что ручка вдруг перестала писать, а из ежедневника начали вываливаться листы», — отмечает Николай Желтковский (Бинбанк). Именно поэтому вложения в производство качественной брэндированной канцелярской продукции банки рассматривают в первую очередь как затраты на формирование позитивного отношения к кредитной организации в целом.

Качественная канцелярия — это своего рода вложение в имидж. Экономия на материалах и поставщиках может ударить по самому дорогому, что есть у банкиров, — репутации. «Именно поэтому мы заказываем такую продукцию у проверенных поставщиков всемирно известных марок и уделяем большое внимание подбору материалов», — поясняет Николай Желтковский (Бинбанк). Канцелярскими принадлежностями с логотипом банка пользуются не только клиенты, но и сами сотрудники. Это, по мнению банкиров, должно способствовать повышению уровня корпоративной солидарности внутри коллектива. Во многих кредитных организациях считается хорошим тоном пользоваться канцелярской продукцией с логотипом своего банка, для этого сотрудникам специально выделяется определенное количество имиджевой канцелярии.

Однако не стоит забывать и о повседневной работе. Наличие логотипа на каждом листе бумаги, используемом для распечатки черновика документа, никак не повысит узнаваемость брэнда кредитной организации, но при этом обойдется очень дорого. Банкиры предпочитают подходить к заказу имиджевой продукции, исходя из принципа разумности расходов. «Сотрудники не должны заказывать дорогие аксессуары представительского уровня без обоснования закупки», — считает Елена Овсянникова из административного отдела банка DeltaCredit. Хотя топ-менеджеры этот принцип соблюдают редко: дело не столько в статусе, сколько в представительских функциях, которые выполняют эти сотрудники.

Ручка для председателя

«Банк заказывает сувенирную канцелярскую продукцию двух видов — это недорогие (15–30 рублей) ручки с нанесением нашего логотипа, которые используются в наших отделениях и как подарки клиентам, — рассказывает начальник управления внешних коммуникаций Русь-Банка Никита Гущин, — и более эксклюзивные варианты письменных принадлежностей таких фирм, как Montegrappa, Caran d’Ache и Dunhill. В последнем случае логотип наносится не на само изделие, а на специальную упаковку — «шубер», которая производится по специальному заказу для каждого банка в отдельности». В Бинбанке в качестве VIP-канцелярии предпочитают заказывать настольные письменные наборы, изготовленные с использованием натуральных материалов, кожи и дизайнерской бумаги, которые разрабатываются известными дизайнерами специально для этого банка. Плюс к этому Бинбанк заказывает для VIP-клиентов и партнеров перьевые ручки из драгоценных металлов.

Помимо клиентов и партнеров еще одной категорией, подпадающей под определение «VIP» для хозяйственных подразделений банка, являются топ-менеджеры кредитной организации. «Естественно, как и любые менеджеры, руководящий состав банка использует специально закупленную канцелярскую продукцию. Для менеджмента кредитной организации изготавливаются также дорогостоящие ручки с символикой Оргрэсбанка», — отмечает начальник управления материального обеспечения и протокольных мероприятий Оргрэсбанка Наталья Лучина.

«В банке «Союз» руководители, менеджеры высшего звена сами формируют заказ на конкретные канцелярские принадлежности», — рассказал начальник отдела материально-технического снабжения банка Игорь Романович. В банке «Стройкредит» предпочитают не слишком выделять своих топ-менеджеров, сохраняя дух коллективизма: им покупают канцелярию тех же марок, которыми пользуются остальные сотрудники банка, но при этом берут более дорогие изделия.

Цену отдельных экземпляров VIP-канцелярии, которые закупает банк, хозяйственные службы стараются не раскрывать. Хотя есть прецеденты, когда отдельные кредитные организации одаривали особо ценных клиентов ручками стоимостью в несколько тысяч долларов. Но это единичные случаи. Как правило, для подарков VIP-клиентам и партнерам выбирается канцелярия в ценовом сегменте от 200 до 500 долларов. Впрочем, и такая относительно недорогая канцелярия иногда провоцирует проблему: некоторые банки направляют по различным случаям «презенты» чиновникам, которым закон запрещает принимать подарки дороже 5 МРОТ (500 рублей). Но не дарить же, в самом деле, чиновнику дешевую шариковую ручку? Из этой ситуации был придуман элегантный выход: банки приобретают для таких целей канцелярию, сделанную на заказ, определить стоимость которой на глаз не представляется возможным.

Электронная бумага

Несмотря на все разнообразие и зачастую значительную цену и имиджевую составляющую, ручки не являются основной статьей расходов на канцелярию у хозяйственных подразделений банков. Наибольшие средства кредитные организации, как правило, тратят на расходные материалы и в первую очередь — бумагу. При всей автоматизации документооборота и внедрении различного рода нематериальных носителей, бумага пока остается незаменимой. Даже небольшой банк за год может израсходовать несколько тонн целлюлозы. Конечно, нельзя забывать про всякого рода ежедневники, календари, фирменные конверты, которые также несут на себе логотип кредитной организации и выполняют имиджевые функции. «Ежедневник — спутник каждого работника банка. Каждый год ежедневник изготавливается в стиле новогодней сувенирной продукции и весь год напоминает о прошедшем празднике», — рассказывает Наталья Лучина (Оргрэсбанк).

Ежедневники и календари тоже могут быть подарками, как и ручки. Однако, как показывает практика, такую «щедрость» одариваемые обычно не ценят: после каждого Нового года из офисов отправляют в утиль огромные пачки разного рода «макулатуры», как ее называют неблагодарные получатели подарков. Действительно, разместить на стенах своего кабинета 10–20 календарей, пусть даже очень красивых и оригинальных, может позволить себе только истинный ценитель или коллекционер. Поэтому кредитные организации соревнуются друг с другом в оригинальности, заказывая не обычные виды весеннего леса, а картинки с подтекстом. Однажды банк прислал своим партнерам календарь, на котором в шутливой форме изобразил крупнейшие экономические события прошедшего года. Столь оригинальный ход оценили практически все: в мусорные корзины отправились презенты других партнеров.

Но ручками и бумагой расходы на канцелярские принадлежности в банках также не исчерпываются. Не стоит забывать про такие «мелочи», как скрепки, скоросшиватели, файлы и папки. На первый взгляд их расходуется не так уж и много, но конечный годовой счет может по-настоящему ошеломить: действительно, на что можно было израсходовать миллион скрепок? Ответ очевиден — на обычную, рутинную работу. Если предположить, что каждый сотрудник банка в день использует 10 страниц бумаги, пару скрепок и один файл, то всего за один день в том же Сбербанке, где работает около 230 тыс. человек, расходуется 4,5 тыс. упаковок бумаги, полмиллиона скрепок и четверть миллиона файлов. За год сумма выходит просто астрономическая: 1,5 млн упаковок бумаги и почти 200 млн скрепок. Это лишь примерный расчет, позволяющий себе представить масштабность затрат.

Умерить аппетит

Казалось бы, с развитием электронного документооборота востребованность классических канцелярских принадлежностей должна снижаться, но в банках такой тенденции не отмечают. «Наоборот, в связи с расширением деятельности банка, притоком новых сотрудников идет рост затрат, особенно увеличиваются расходы на бумажную продукцию», — рассказывает Игорь Романович (банк «Союз»). «Наш банк сейчас активно развивает свой бизнес, мы выходим на новые сегменты рынка. По этой же причине увеличивается число сотрудников банка «Стройкредит», поэтому растут и расходы на канцелярские принадлежности», — подтверждает тенденцию начальник управления обеспечения банка «Стройкредит» Игорь Косоуров.

Кредитные организации активно борются с необоснованным ростом расходов на канцелярские принадлежности. «В настоящее время отдел материально-технического снабжения совместно с планово-экономическим департаментом банка разработал максимально экономичные способы обеспечения сотрудников канцелярскими принадлежностями, офисной бумагой и прочими расходными материалами», — рассказывает директор хозяйственного департамента Русь-Банка Виктор Муконин.

В качестве способа борьбы с лавинообразным ростом расходов на канцелярские принадлежности является четкая регламентация их выдачи сотрудникам. «В конце каждого месяца на основе заявок, которые подают начальники подразделений, формируется заказ поставщику. Выдача канцелярских товаров в банке для каждого отдела рассчитывается индивидуально, исходя из специфики работы, штата сотрудников, количества клиентов и партнеров», — рассказывает Ольга Слабинская из административно-хозяйственного отдела Судостроительного банка. Как правило, процесс учета поступления и расходования канцелярских товаров в банке автоматизирован и ведется в программе «1С: Предприятие «Торговля + склад».

В банке DeltaCredit сотрудники заказывают канцелярские принадлежности раз в полторы-две недели. Каждый отдел присылает соответствующую заявку в административный отдел банка. Кроме того, в административном отделе существует некоторый запас наиболее расходуемых товаров (ручки, блокноты, скрепки). В банке «Союз» для сотрудников существует даже специальное ограничение по использованию канцелярки — не более 300 рублей в месяц. Подобные рамки для персонала установлены во многих банках, но общих правил не существует: сотрудник отдела продаж наверняка реже пользуется канцелярскими принадлежностями, чем бухгалтер.

Между ценой и качеством

С одной стороны, банкиры стремятся покупать качественные канцелярские принадлежности, с другой стороны, огромные суммы, которые тратит кредитная организация на всякие ручки и скрепки, заставляют задуматься об экономии. Мы предпочитаем изделия, оптимальные по соотношению цена-качество, по этому критерию и выбираем, рассказывает Елена Овсянникова (DeltaCredit). Экономить на качестве никто не хочет, но и переплачивать за брэнд тоже. Опрошенные «БО» эксперты разошлись во взглядах на качественную и дешевую канцелярию: в банке «Союз» предпочитают приобретать товары таких фирм, как Attache, Durable, Leitz, Bantex. «Эти марки характеризует прекрасное соотношение качества и доступной цены», — поясняет Игорь Романович. Канцелярскую продукцию «Союз» закупает у таких партнеров, как «Комус», «Бизнестехника», «Легасси», «ОфисКанц», а бумагу использует только Data Copy. «Это обусловлено требованием специалистов банка по оргтехнике», — пояснил Игорь Романович.

А вот Русь-Банк вопросы приобретения канцелярских принадлежностей для своих работников решает совместно с фирмой «Прагматик-Экспресс». «С этой организацией существуют договорные отношения, которые гарантируют скидки на товары, льготы по их доставке и оперативность в документообороте», — рассказывает Виктор Муконин.

К слову, банкиры затруднились сказать, какую канцелярию покупать лучше — отечественную или импортную. Если раньше качественная бумага шла только из-за рубежа, то теперь и российские производители предлагают вполне конкурентоспособную продукцию. Однако в категории VIP-товаров, банкиры все же отдают предпочтение иностранцам: российские марки пока не так хорошо известны, как, например, тот же MontBlanc или Parker. Поэтому письменные принадлежности, которые приобретаются в подарок или для топ-менеджеров, банки все еще предпочитают заказывать за рубежом. Но полиграфическую продукцию, в отличие от того, что было еще пять–семь лет назад, вполне успешно делают уже в России. Не исключено, что в недалеком будущем будет так же престижно получить в подарок ручку фирмы «Артканцсервис», как и «перо», изготовленное под известным мировым брэндом.