Банки в силу их специфики и особенностей регулирования их деятельности вынуждены работать с огромными объемами информации, а значит — с огромными объемами документов. Поэтому для них очень актуальна задача поиска решений, с помощью которых можно максимально эффективно упорядочить этот информационный и документационный «вал». Компания «Электронные офисные системы» создала новый продукт — EOS for SharePoint, созданный на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007. О его преимуществах по сравнению с другими аналогичными решениями рассказал «БО» генеральный директор ЭОС Владимир Баласанян.

Компания «Электронные офисные системы» работает на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства с 1994 года и является абсолютным лидером этого рынка. По данным исследования DSS Consulting, в 2007 году доля продуктов ЭОС составила 38% от общего количества проектов внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в России. Продукцию компании используют более 1500 организаций, общее число установленных рабочих мест СЭД превысило 150 000. Среди финансовых госструктур решениями ЭОС по автоматизации документооборота пользуется Центробанк, а среди частных финансово-кредитных организаций — банк «Возрождение», ВТБ 24, банк «Петрокоммерц» и др.

Длительный опыт сотрудничества с финансово-кредитными организациями позволяет нашей компании ЭОС предложить банкам целый спектр решений, начиная со сравнительно простых продуктов (например, документационного сервера) и кончая сложно организованными системами автоматизации делопроизводства и документооборота. При этом постоянно разрабатываются новые, более эффективные продукты. К числу таких относится SharePoint Enterprise Office Solution (EOS for SharePoint), созданный на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007. Это — новейшее универсальное по своим возможностям средство работы с различными видами документов. Одно из главных его преимуществ заключается в том, что данное решение было разработано с учетом всего опыта нашей компании, накопленного почти за 15 лет деятельности на рынке. Таким образом, эта система в известной степени является хранилищем знаний по работе с документами. Второе преимущество — «дружественность» этого решения: оно может быстро и эффективно сочетаться с другими системами, которые использует банк при организации своей работы с информацией. Необходимо отметить и то, что решение, разработанное ЭОС, предполагает создание распределенной системы управления электронными документами; установление универсального контроля и мониторинга исполнения поручений и документов; автоматизацию всех процессов, связанных с получением, обработкой, хранением и уничтожением документов.

Преимущества EOS for SharePoint не исчерпываются вышеназванными факторами. Помимо прочего, разработанная ЭОС система обеспечивает максимально высокий уровень надежности при работе с документами. Количество ошибок при использовании нашей системы минимально, если сравнивать этот показатель с аналогичными показателями при использовании других систем. Высокий уровень безопасности и надежности системы объясняется тем, что в ней заложено автоматическое разграничение прав доступа по группам документов, а также по «фигурантам» поручений и проектов документов. Плюс к этому SharePoint Enterprise Office Solution предусматривает использование средств криптозащиты. Таким образом, продукт отвечает растущим потребностям банков при работе с документами и легко адаптируется к существующим системам.

 Мнение эксперта 

Виталий Шилов, руководитель направления систем электронного документооборота компании «КРОК»

Документооборот банков условно можно разделить на две основные части: обеспечивающий процессы, напрямую не связанные с основной деятельностью банка, такие как делопроизводственные процессы, процессы организационно-распорядительной документации и так далее; и сопровождающий основные бизнес-процессы банка, связанные с работой с клиентами.

Задачи «обеспечивающего» документооборота так или иначе решены практически во всех банках. Для этого, как правило, используются «коробочные» узкоспециализированные решения. Для банков гораздо более актуальны задачи, связанные с поддержкой процессов работы с клиентами.

Эти задачи можно разделить на две части: хранилище документов по клиентам и обеспечение автоматизации процессов. Реализацией первой задачи обычно является создание хранилища электронных дел или досье клиентов, куда помещаются все документы, поступающие от клиентов банка. Вторая задача чаще всего решается с помощью существующей АБС банка, что далеко не всегда является оптимальным решением, так как АБС все-таки является учетной системой и она не ориентирована на поддержку процессов работы с документами.

Возможными путями решения этих задач является внедрение специализированных систем для отдельных процессов либо выбор единой платформы, на базе которой будут строиться все процессы. Каждый из этих подходов имеет свои плюсы и минусы, но я бы хотел более подробно остановиться на втором варианте.

Наиболее современный подход в этой области предлагает рассматривать систему управления документами и процессами как часть концепции SOA, когда функции работы с документами доступны в виде сервисов и могут вызываться из любых других бизнес-приложений банка. Это позволяет легко интегрировать новые функции в существующую IТ-инфраструктуру банка, но при этом обеспечить их единообразие и централизацию. Это сокращает затраты на эксплуатацию и развитие системы, но, как и любой другой инфраструктурный сервис, требует достаточно больших стартовых вложений в систему.