Группа компаний Альфа-Лизинг оцифровала кадровую документацию для сотрудников. Теперь можно удаленно подписать любой документ от работодателя с помощью электронной подписи и приложения на телефоне.

«Альфа-Лизинг» начал внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) по нескольким причинам: мотивация сотрудников, расширение географии привлечения узкоспециализированного персонала, снижение затрат на офисы, печать и хранение бумаг. Компания оцифровала все процессы и кадровые документы: прием на работу, увольнение, подписание ВНД и отпуска.

Компания провела тщательный анализ представленных на рынке систем кадрового электронного документооборота. Специалисты IT и отдела кадров сравнивали возможности систем, удобство и простоту использования, интеграцию с 1С ЗУП, безопасность передачи, получения и хранения данных, а также ряд других характеристик.

«Мы не только изучали предоставленную информацию, но и «щупали» как работает та или иная система, проводя пилотные проекты с командой. Это помогло нам увидеть насколько та или иная система готова к работе, отвечает всем нашим требованиям и требованиям действующего законодательства», — отметила Евгения Потапова, руководитель отдела кадрового администрирования ГК «Альфа-Лизинг».

«Альфа-Лизинг» выбрал систему электронного документооборота EasyDocs. Решение отвечало всем требованиям компании и требованиям действующего законодательства, большим плюсом оказалась скорость реакции команды EasyDocs, их гибкость и высокий профессионализм.

Внедрение КЭДО шло параллельно с обучением сотрудников «Альфа-Лизинга». Компания использовала формат вебинаров, где руководители проекта КЭДО освещали концептуальные моменты про ЭДО и ЭЦП, а также активно информировали коллег о каждом шаге внедрения и подсвечивали какой этап обучения сотрудникам нужно применить на практике. Был записан обучающий видео курс в корпоративной системе обучения.

В результате проекта каждый работник может подписать кадровый документ из любой точки мира, для этого достаточно иметь телефон с доступом в интернет. Это занимает не более 1 минуты.

«Теперь работникам не нужно отрываться от рабочего места, идти в отдел кадрового администрирования для подписания документов, не нужно печатать документы и их заполнять. Благодаря КЭДО процессы настроены таким образом, чтобы работнику осталось только прочитать документ и подписать его. КЭДО экономит время на подписание, расходы на пересылку бумажной корреспонденции, время ряда служб, задействованных в этом процессе, расходы на закупку бумаги и т.д. Кроме этого, такой подход делает нас гибкими, не привязывает к стационарному рабочему месту», — рассказала Евгения Потапова.

Сократилось время, связанное с бумажным документооборотом, и для работника кадровой службы. Не нужно печатать документы, приглашать работников, подписывать со стороны работодателя, систематизировать и раскладывать в архив, ждать получение документов из региональных подразделений, проверять и отмечать полученные, запрашивать неполученные документы и т.д.

«Вместе с EasyDocs и отделом кадров мы проделали колоссальную работу. За основу интеграции мы взяли готовое решение от EasyDocs и нарастили функционал совместно с ними: наша экспертиза в области 1С и кадрового документооборота, плюс их компетенции и продуктовое видение реализации функционала. Потребности в доработке функционала EasyDocs нет, так как мы смогли предусмотреть все и даже больше. Фактически, на какое-то время разработчики системы стали новым отделом внутри компании — отделом внедрения КЭДО», — рассказал Артем Косолапов, IT-директор ГК «Альфа-Лизинг».

Денис Котовский, руководитель отдела продаж EasyDocs: «В "Альфа-Лизинге" открыты к любым вопросам и возражениям не на словах, а на деле: нам удавалось собирать ценнейшую обратную связь от сотрудников, обрабатывать ее и учитывать буквально в режиме реального времени. Это в немалой степени сократило срок проекта, мы же все знаем, что изрядная доля доработок, которые растягивают срок — это из области тут не учли, там не выслушали, а тут — и не подозревали, что процесс выглядит именно так. Кроме того, политическая воля руководства и нацеленность команды на внедрение сыграли не последнюю роль. Опять же, тем, что были реальными, а не на бумаге».

Источник: ГК «Альфа-Лизинг»