Банковское обозрение

Как было вначале

Программа адаптации в Модульбанке существовала с самого начала работы компании. Новичок последовательно проходил welcome-презентацию, две стажировки в службе бизнес-ассистентов и в IT-службе, очный мастер-класс по личной эффективности с HR-специалистом, а также изучал бизнес-литературу из корпоративной библиотеки и писал на прочитанное короткую рецензию.

Затем сотрудник приходил на итоговую встречу с руководителем и основателем компании. Эту программу адаптации курировали HR-отдел и лично основатели компании. За новыми сотрудниками закреплялись руководители (их мы называем лидерами). По факту лидеры не были вовлечены в корпоративную адаптацию. Каждый делал это так, как умеет и понимает. Порой лидеры видели новичков только на итоговой встрече в конце испытательного срока.

Каждый сотрудник после прохождения курса адаптации должен был прийти на итоговую встречу с основателями компании. В то время основатели Модульбанка Андрей Петров, Яков Новиков и Олег Лагута лично закрывали испытательные сроки новичков. В 2018 году в компанию пришло более 600 человек, и понятно, что три человека не успевали оперативно провести столько встреч.

После окончания этапа адаптации каждый сотрудник приходил на итоговую встречу с основателями Модульбанка Андреем Петровым, Яковом Новиковым и Олегом Лагутой

Кроме того, основатели видели сотрудников на встрече впервые. Они не знали, какие именно задачи стояли перед новичком во время испытательного срока и как он с ними справился. Часто на встречах новых сотрудников спрашивали: «А что ты вообще делаешь в Модульбанке, чем можешь похвастаться?». Это было неэффективно.

Адаптация за 60 дней

Мы провели кастдев существующей программы адаптации. Прежде всего поговорили с новичками: как им, в целом, живется в Модульбанке, как они проходят адаптационный путь? Каждый этап программы они оценили по десятибалльной шкале. К примеру, мы выяснили, что новичкам больше всего помогали чтение книг из корпоративной библиотеки, welcome-презентация и итоговая встреча. А вот стажировка в IT-отделе и пост о себе в группе Модульбанка на Facebook оказались для них менее полезными.

Исходя из этих оценок, мы начали менять программу. Нашими новыми целями стали сокращение времени между началом работы и выходом на плановые показатели эффективности и смещение акцента: теперь ответственность за сотрудника несет его непосредственный руководитель. Новый проект «Адаптация за 60 дней» — это акселератор, или образовательный курс, в котором большое значение имеет способность новичка самоорганизоваться и выполнять задания самостоятельно и в срок.

Так выглядит старт курса «Адаптация за 60 дней»

Новый курс адаптации состоит из следующих этапов: welcome-презентация, прохождение online-обучения, знакомство с книгами из корпоративной библиотеки, встреча с руководителем для обсуждения и фиксации целей на испытательный срок, квест в роли предпринимателя в личном кабинете системы дистанционного обучения (СДО). На 21-й день руководитель проводит промежуточную встречу с новичком, после чего он проходит итоговый тест, публикует рецензию на выбранную книгу на внутреннем корпоративном ресурсе. В завершение — итоговая встреча и оценка результатов испытательного срока.

В самом начале курса новому человеку в компании важно понять, что мы от него хотим. Раньше мы проговаривали его задачи и цели на личной встрече. Сейчас этот этап автоматизирован, но сохранена личная встреча. Новичок обсуждает свои задачи на испытательный период с руководителем, а тот фиксирует их в системе Jira. В Jira мы выставляем маршрут новичка: при вводе задач заявка идет на согласование к руководителю. Впоследствии можно привязать электронно-цифровую подпись, чтобы законодательно подписывать задачи на испытательный срок и расставаться, если задача не выполнена.

Другая важная часть программы — наставник. Сейчас очевидно, что тема с наставничеством «взлетела». Мы делали повторные интервью с новичками, и на вопрос «Что тебе помогало?» практически все называли наставника. При этом мы осознанно не вводим прямое поощрение наставнику, в частности не премируем его за эту работу. Но в системе роста по грейдам наставничество дает преимущество при переходе на новый грейд.

Курс на онлайн: обучаем новичков в СДО

Важная часть акселератора — обучение. После кастдева мы выяснили, что сотрудники не понимают некоторые кейсы даже спустя несколько месяцев работы. Например, мы регулярно используем в работе такие аббревиатуры, как LTV, CSI, ПОД/ФТ, и оказалось, что люди не всегда понимают их. Надо было собрать в одном месте и в удобной форме всю нужную для новичка информацию.

Сначала думали разместить ее на нашем внутреннем корпоративном портале, но в нем нет системы контроля, и мы бы не знали, действительно ли сотрудники изучают материалы. Тогда мы задумались о внедрении online-обучения через СДО. В итоге мы собрали всю информацию о Модульбанке на платформе iSpring в виде четырех курсов: «История компании», «Продукты и опции», «Как работать со счетом» и «Наша команда».

Слайды, видео и тексты можно собрать в редакторе iSpring в единый курс в корпоративном стиле

Но к iSpring мы пришли не сразу. Сначала сформировали курсы в формате MVP, но это был минимально жизнеспособный продукт. С одной стороны, мы радовались, что сотрудники могут читать о Модульбанке в одном месте, а с другой — расстроились из-за того, как просто это выглядит (программу тогда сделал один наш менеджер по адаптации). Поэтому мы с помощью профессиональных дизайнеров переделали курсы.

Сейчас делаем курсы в редакторе iSpring — это и слайды, и видео и тексты, оформленные в корпоративном стиле. Результаты проверяем тестами. Важно, что все это мы делаем самостоятельно, без привлечения дизайнеров и разработчиков.

Пройденные курсы появляются во вкладке «Завершенные»

Сотрудники довольны системой, и мы хотим расширить сферу использования СДО. Мы думаем проводить через iSpring не только обучение новичков, но и давать им там все задания. Так нам будет легче контролировать, кто на какой стадии обучения находится. В перспективе планируем заливать туда учебные программы для руководителей.

Зачем нам нужен квест

Модульбанк — компания для предпринимателей. Каждая компания стремится, чтобы сотрудники пользовались ее услугами и становились амбассадорами бренда. В нашем случае сотруднику, чтобы оценить наш сервис для малого бизнеса на своем опыте, нужно быть индивидуальным предпринимателем. Мы не можем заставить сотрудников стать ИП, поэтому мы разработали для новичков квест.

Чтобы дать клиентам Банка шанс почувствовать себя ИП, для них создали квест «Команда предпринимателей»

В системе дистанционного обучения iSpring мы завели игру: сотрудник представляет себя предпринимателем и начинает «пользоваться» нашими услугами. Он делает платежи, платит зарплату сотрудникам, находит точки пополнения и пр. При этом он анализирует, удобно ли ему выполнять все это, понятно ли то, что он делает, и в конце прохождения курса новый сотрудник может предложить идеи, как сделать сервис более удобным. Мы договорились с нашими аналитиками и продакт-менеджерами, что они будут брать стоящие идеи новичков в бэклог в целях дальнейшего улучшения услуг для малого бизнеса.

Устроиться в Банк по рекомендации друзей

С новичком важно разговаривать. Мы даем обратную связь как минимум дважды: на 21-й день на встрече с руководителем и на 60-й день, когда подводим итоги. Программа «Адаптация за 60 дней» работает больше трех месяцев. На сегодня 46 человек прошли ее полностью и поставили программе оценку 8 из 10.

Нам важно не только адаптировать человека, но и оценить, подходит ли он нам. Для этого мы использовали пятибалльную шкалу оценок ABCDE, где C — человек нам полностью подходит и соответствует должности, B — человек показал результаты лучше, чем мы от него ожидали, А — это «звезды», то есть те, кто за испытательный период смог не просто выполнить свои задачи, но еще и что-то улучшить. С сотрудниками, получившими Е, мы расстаемся, так как они не справились с поставленными задачами. D — это те, кому мы по тем или иным причинам увеличиваем испытательный период.

В систему найма Банка попадают в том числе рекомендованные новичком контакты

Дополнительный эффект нашей программы — развитие «рефералки». Новичок перед итоговой встречей заполняет анкету, где, в частности, может рекомендовать любого своего знакомого или друга для приглашения на работу в Модульбанк. Этот контакт попадает в нашу систему найма, и мы смотрим, на какую вакансию можем пригласить рекомендованного человека.

Полная перезагрузка за 45 дней

Мы полностью перезагрузили программу адаптации за 45 дней, включая внедрение СДО, автоматизацию этапов постановки целей и обратной связи. Сейчас в программу вовлечены 160 человек. 22 человека покинули команду на этапе испытательного срока. Мы к этому были готовы. Есть такая закономерность: если человек проходит этапы с запозданием или пропусками, то, скорее всего, он уйдет. Мы не увольняем из-за этого, для нас это прогностический маркер, по которому понятно, что ценности человека и компании расходятся или ему не хватает профессиональных скилов для реализации задач.

Если приводить конкретные цифры эффективности программы, то мы посчитали, сколько людей уходили от нас в разные годы: с 2017 по 2019-й. Количество увольнений в испытательный период по сравнению с прошлым годом снизилось почти в два раза: с 38 до 19%.

После перезапуска программы мы вновь встречались с новичками. Им особенно понравился наш квест «Герой-предприниматель». Многие отметили, как важно сразу получить задачи на испытательный период, а не заниматься вначале изучением документации.

Мы считаем, что смогли создать базовую историю адаптации, в которой есть все обязательные элементы: задачи, наставничество, обучение, обратная связь, инструменты развития и вовлеченность лидеров. Эту базовую программу мы будем развивать и усиливать, подчеркивая уникальность культуры Модульбанка. Так, в скором времени добавим активности, направленные на понимание ценностей компании. В будущем для каждого новичка будет организован квест на рабочем месте. Во время квеста он познакомится со всеми полезными и важными точками офиса: кухня, переговорные, доски объявлений, локации команд и т.д. Это позволит новичку быстрее влиться в наши ряды и почувствовать себя своим в команде.

Онлайн курс адаптации сотрудников Модульбанка