Справка.БО

Экономия внутри, расточительство снаружи

Несмотря на то что продвинутые в техническом отношении банки стараются автоматизировать документооборот внутри своей организации, очень остро стоит проблема обмена корреспонденцией между двумя кредитными организациями. Если ЦБ предоставляет всем свою собственную систему «Банк-клиент», внутри которой происходит обмен информацией между банком и регулятором (хотя иногда ЦБ требует «живых» документов с подписями и печатями), то два банка чаще всего договариваются между собой по старинке – используя тонны бумаги.

Даже если в банке действует СЭД, системы у всех разные, и потому часто приходится документ, созданный в СЭД одного банка, распечатывать на бумажный носитель и доставлять курьером или почтой в другую организацию. Там он снова сканируется и вводится в новую СЭД. Время и бумага, сэкономленные внутри банка, тратятся на общение с внешним миром.

— Сергей, расскажите, когда ваш банк решился перейти с бумажного документооборота на электронный?

— Документооборот банка можно с некоторой долей условности разделить на операционный и административный. В операционном – движутся потоки документов, связанных с основной деятельностью банка: платежных документов, финансовых распоряжений, договоров клиентов… Операционный документооборот сейчас автоматизирован практически в любом банке, особенно в части движения платежных документов. Административный – в большей степени связан с обслуживанием собственной деятельности банка, с делопроизводством. Мы начали его перевод в электронную форму в 2007 году, и сейчас административный электронный документооборот уже работает во всех наших офисах. В электронном виде обрабатывается вся входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы, распоряжения и ряд других документов.

— Как внедрялась СЭД? Какую платформу вы использовали, к каким специалистам обращались?

— Банк инвестировал значительные средства в автоматизацию, мы используем решения ведущих российских разработчиков.

Автоматизация операционного документооборота решена средствами автоматизированной банковской системы «ЦФТ-Банк», разработанной компанией «Центр Финансовых Технологий» и внедренной в банке в 2004 году.

Это открытая платформа с развитой функциональностью, которую разработчики постоянно расширяют. У нас есть квалифицированные специалисты по обслуживанию и управлению платформой, и мы сами много чего дорабатываем, чтобы поддержать специфику бизнеса нашего банка. Когда мы внедряли АБС, привлекали экспертов из ЦФТ.

Автоматизация административного документооборота в банке выполнена на базе системы автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов DocsVision – СЭД, разработанной одноименной компанией. Внедрение СЭД осуществлялось с участием специалистов компании «Юнисофт-Урал».

Справка.БО

Классификация СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
• Системы с развитыми средствами workflow (WF), рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданным маршрутам.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. «Гибридные» системы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. Базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM), управления проектами, биллинга, электронной почты и так далее.

Разумеется, в чистом виде системы встречаются редко, однако ориентацию на одну из них можно заметить всегда.

— Что послужило причиной для перехода на СЭД?

— Для территориально распре­де­лен­ного банка, такого как «Кольцо Урала», помимо регламентации документооборота важную, если не решающую, роль играет электронная форма документооборота. Возить или пересылать служебные записки из одного города в другой, во-первых, долго, во-вторых, дорого. До перехода на СЭД были проблемы с доставкой бумажных документов даже внутри города. Использовалась электронная почта, но возникали проблемы с совместной работой над документами и контролем исполнения поручений.

СЭД значительно ускоряет бизнес-процессы, ведь растет скорость обработки электронных документов – они мгновенно доставляются адресату. Мало того, с одним документом может параллельно работать несколько человек. Всегда есть информация о том, кто документ уже прочел, кто какие замечания оставил, какие предложения внес.

Скорость обработки документов увеличивается и за счет вынесения резолюций и выдачи поручений в электронном виде – не секретарь носит бумаги из одного кабинета в другой с просьбой поставить подпись, а руководитель открывает соответствующую карточку электронного документа и выносит свое решение в виде задания-поручения, и это решение оперативно доводится до нужных сотрудников. Также автоматизирован контроль исполнения поручений, есть возможность отследить все стадии работы с документом.

И, разумеется, электронные документы гораздо быстрее и проще найти в электронном архиве, нежели в бумажном.

— С какими проблемами приходилось сталкиваться?

— При внедрении СЭД, разумеется, существуют проблемы, как и с любой другой информационной системой. Однако по сравнению с преимуществами, которые она дает, экономией времени и бумаги эти проблемы не существенны и носят скорее организационный, чем технический характер.

В первую очередь, конечно, нужно было научить людей работать с этой системой. Логика работы несколько отличается от электронной почты – пользователь имеет дело не с письмами, а с регистрационными карточками и заданиями. Это не просто система автоматизации документооборота, а автоматизация бизнес-процессов обработки документов. В ней можно проектировать схемы бизнес-процессов, которые будут автоматически выдавать задания пользователям на определенной стадии обработки документа.

В плане работы с информационными системами наше руководство очень продвинутое. Вынесение типовой резолюции или поручения занимает теперь ровно полминуты. И потому то, что называется саботажем персонала, нас обошло стороной: если начальство само работает в СЭД, выдает посредством системы поручения – у работников просто нет иного выхода, как только научиться ею пользоваться.

Внедрение шло и идет поэтапно. Сначала мы внедрили в СЭД служебные записки, чтобы пользователи посмотрели, поняли, как эта система работает. Потому как процессы работы со служебными записками объединяют в себе процессы работы с входящими и исходящими документами: согласование и подписание – как у исходящих писем, а рассмотрение и выдача поручений – как у входящих. Это был своего рода тестовый режим, только по Екатеринбургу. Мы написали бизнес-процесс и протестировали.

Некоторое время у нас существовал параллельный процесс – мы работали и в системе СЭД, и в привычном бумажном виде. Но это было недолго, чтобы люди поняли, что бумагу можно туда-сюда не отправлять. Потом автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами и распоряжениями…

Справка.БО

Плюсы СЭД

• Сокращение затрат на бумажные документы.
• Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
• Ускорение информационных потоков.
• Изменение корпоративной культуры.

Опыт Гейтса

В корпорации Microsoft 114 бумажных документов в области маркетинга заменили 9 электронных, а ликвидация 350 тыс. бумажных отчетов о продажах экономит порядка 35 млн. долларов в год.

Билл Гейтс,

«Бизнес со скоростью мысли»

— Сейчас банк полностью перешел на электронный вариант, или еще есть над чем работать?

— Основная работа уже проделана, мы находимся в развитой стадии автоматизации нашего документооборота. Пока боремся с остаточными бумажными документами. Есть входящие документы – к примеру, счета на оплату электроэнергии или услуг связи. Мы стремимся к тому, чтобы все было в электронном виде.

На самом деле к этому стремится и Центральный банк. Переписка ЦБ с банками идет в электронном виде, от него документы приходят, подписанные электронной подписью, и обратно банки отправляют документы в электронном виде.

Есть достаточно сложные бизнес-процессы, которые очень непросто перевести на автоматическую основу. К примеру, согласование договоров. Процесс работы сильно зависит от того, договор наш или нет, в каком виде пришел, подписан он контрагентом или нет… Разработки такого рода бизнес-процессов в СЭД требуют длительного времени – и мы работаем над этим.

Любая система автоматизации не статична, не бывает такого, что один раз написали – и все. Или регуляторы новые распоряжения издадут, или новые бизнес-процессы появятся. В общем, без работы не останемся.