Построение системы

В 2010 году система мониторинга залогов в банке «Открытие» не отличалась от типовой схемы, используемой в большинстве банков РФ. Согласно заданной периодичности формировался график мониторинга залогов. Специалисты банка осуществляли визуальный осмотр предметов залога. По результатам выезда формировался акт мониторинга. В акте фиксировался факт наличия либо отсутствия залога. Технология мониторинга обеспечения в виде нормативных документов в банке отсутствовала.

Наибольшую результативность показал метод еженедельного распределения между специалистами пула проверок, сгруппированных по территориальному принципу

Наиболее частым вопросом, который тогда задавался, был: «Зачем проводить проверку залога?». Менеджменту банка в тот момент нужно было четкое понимание ряда вопросов (см. таблицу 1) .

Таблица 1

В положении greenfield project слабо работают аргументы, что система мониторинга залогов обеспечит:

• контроль банком неизменности качественных и стоимостных характеристик предмета залога;
• подтверждение степени ликвидности и правовой принадлежности залога;
• проверку данных бухгалтерского и управленческого учета для целей финансового  анализа (действительность динамики и величины оборотных и внеоборотных активов); 
• заблаговременное выявление потенциально дефолтных заемщиков и правопритязаний третьих лиц на предмет залога;
• платформу для мероприятий по обращению взыскания на предмет обеспечения (контроль идентификационных признаков и местонахождения залога,  соблюдение графиков технического осмотра и освидетельствования госорганами);
• оценку «экономического здоровья» предприятия в моменте.

В диалоге с менеджментом мы сразу приводили «тяжелую артиллерию» из практики работы регулятора и российского законодательства (таблица 2):

 Таблица 2

Нормы законодательства РФ, мониторинг залогов

Лимит доверия к мониторингу обеспечения кредитных продуктов был получен. Сроки построения первого уровня системы мониторинга были крайне сжатые. Нам отводился квартал.

Построенная бизнес-карта процесса мониторинга залогов выявила зоны задваивания ответственности подразделений банка и участки, требующие оптимизации. Например, отсутствовала прямая связь отдела мониторинга залогов с залогодателями. Назначение даты и времени осмотра залога, как и запрос документов, осуществлялось через клиентские подразделения. Потребовались значительные усилия по формированию контактной базы залогодателей. Через месяц по каждому из залогодателей была разработана информационная карта, которая содержала  данные контактных лиц, адреса местонахождения предметов залога, временные затраты на проведение мониторинга, отметки об особенностях запроса документов и проверки. Это лишь пример «маленького кирпичика», и таких «кирпичиков» было десятки.

При внедрении нашей системы контроля был важен принцип «не должно быть проверок ради проверок»

На основе оптимизированной карты бизнес-процесса был утвержден нормативный документ. Мы пошагово отразили в нем технологию мониторинга залогов. Были зафиксированы:

• методы проведения первичного и планового мониторинга залогов;
• процедуры мониторинга в зависимости от типа обеспечения;
• комплекты документов, запрашиваемых у залогодателей в зависимости от типа обеспечения;
• действия служб банка при негативных результатах мониторинга (недостача, изменение местонахождения, отказ залогодателя от предоставления документов и подписания актов);
• порядок хранения актов проверки и документов, представленных при мониторинге;
• формы отчетности залоговой службы в ГО и в региональной сети.

Не менее важным шагом было утверждение следующих форм документов:

• справки об отсутствии обременений;
• книги записи залогов и выписки из нее;
• графика мониторинга и отчета о его выполнении;
• акта проверки имущества, находящегося в залоге;
• уведомления  залогодателя о проведении мониторинга;
• уведомления банка об изменении местонахождения предмета залога;
• складской справки об остатках товара.

Механизм выполнения графика мониторинга претерпел существенные изменения. Хаотичный принцип выборки непроведенных проверок из общего графика был признан неэффективным. Мы перешли к системе «диспетчер». Начальник отдела выполнял роль центра запроса и обработки документов. Он же назначал дату проверки и распределял заявки на мониторинг между специалистами. Однако и данный метод оказался нерабочим. Канал коммуникации не успевал обрабатывать сотни договоренностей и являлся по сути узким местом процесса. Наибольшую результативность показал метод еженедельного распределения между специалистами пула проверок, сгруппированных по территориальному принципу. В дальнейшем этот метод был усовершенствован элементами логистики.

Оставался вопрос с обеспечением единого стандарта оформления актов мониторинга и приложений к ним. От 45 сотрудников в 22 точках присутствия банка требовалось соблюдение единообразия при мониторинге обеспечения. Учебные курсы с примерами оформления актов мониторинга и разбором типовых ошибок позволили данный вопрос закрыть.

На этапе нашего входа график мониторинга залогов выполнялся на 23 процента. Реализованные мероприятия обеспечили стопроцентное выполнение плана.

Использование электронного досье при проверках позволяет минимизировать затраты на контроль. Региональные выездные проверки осуществляются только при выявлении критических стоп-факторов в работе залоговых служб

Статистика & Оптимизация работы

При внедрении нашей системы контроля мы руководствовались принципом «не должно быть проверок ради проверок». Пройденный период работы позволял провести статистический анализ результативности системы.

В таблице 3 проведен анализ портфеля МСБ (малого и среднего бизнеса) по итогам 2010-2011 годов. Изменение объема кредитов NPL составило 1,85%. Исходя из доли кредитов, обеспеченных залогом в портфеле NPL, рассчитан объем кредитов, которые могли стать проблемными. Соразмерность объема кредитных продуктов с проведенными предупреждающими мероприятиями (173 млн рублей) и объема кредитов, не ставших NPL (134 млн рублей), свидетельствует об эффективности внедренных банком технологий мониторинга залогов.

Таблицу 4 мы привели для соотнесения затрат на сопровождение обеспеченных кредитов, не ставших NPL. Затраты на мониторинг составили 0,36% от объема сохраненного кредитного пула.

Таблица 3

Анализ портфеля МСБ по итогам 2010-2011 гг.

Таблица 4

Затраты на сопровождение залогового портфеля

Расчеты доказали, что наша уверенность в необходимости системы мониторинга залогов в банке экономически обоснована. Мониторинг залогов выгоден банку и должен выполняться не на бумаге, а реально.

Выстроенная технология основывалась на оцифровке временных затрат выполняемых операций и стройной нормативной базе. Эволюционирование системы произошло по факту утверждения норматива расчета штатной численности. Работодатель предложил оптимизировать работу сотрудников за счет повышения эффективности бизнес-процесса. Правила игры ужесточились. У нас состоялся ряд откровенных разговоров с сотрудниками. В ходе еженедельных планерок мы получали очень важную для нас обратную связь по возможностям улучшения работы. Соблюдая корпоративную этику,  можем озвучить только часть внедренных инноваций:

• Обеспечение транспортом. В головном офисе банка за залоговой службой закреплен один автомобиль. Среднее число проверок в день составляло более десяти. Транспорта катастрофически не хватало. Мы предложили банку и сотрудникам договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. Данную практику впоследствии распространили на всю географию банка и смежные подразделения.
• Daily check. Краткий отчет сотрудников о работе за день. Отчет формировался на одном листе по интуитивно понятной форме. На основе daily check в ходе планерок проводился анализ рабочих кейсов и оценка эффективности отдельно взятого сотрудника.
•  Памятка залогодателю. В рамках клиентоориентированного залогового сервиса подготовлена памятка с кратким описанием процедур мониторинга залога. В ней указана периодичность проверок, пакет документов, контакты ответственных сотрудников банка с их фотографиями. Нам удалось сделать памятку в дружественном пользователю формате и на одном листе.
• Аллокация затрат. При мониторинге залогов хабов банка в регионах, не относящихся к их ведению, требовалось организовать покрытие затрат. Филиал-исполнитель не хотел выполнять «чужую» работу бесплатно. Решением стала утвержденная процедура межрегиональной аллокации затрат в управленческом учете.
• Специализация. Развивая систему контроля, мы ввели документарную форму мониторинга. Такой вид проверок положительно зарекомендовал себя при контроле залога железнодорожного транспорта, ценных бумаг и долей участия. Документарный мониторинг позволил сократить объем физических проверок при мониторинге зданий и сооружений, а также морских и речных судов. Специализация только одного сотрудника на документарном мониторинге обеспечила проверку целых массивов в залоговом портфеле в предельно сжатые сроки.
• Логистика. Минимизируя затраты банка на ФОТ, мы пригласили на практику выпускницу топового московского вуза. В ходе практики разработан инструментарий планирования маршрутов проверок. Без увеличения штата рост числа проверок составил 30%.
• Потоковая работа. При сохранении репрезентативного контроля обеспечения в массовых продуктах МСБ введена зависимость периодичности мониторинга от финансовых показателей заемщика. Эта мера повысила конкурентоспособность кредитных продуктов МСБ при одновременном снижении числа необходимых проверок.

Приведенные разработки малопродуктивны при отсутствии одновременной автоматизации процессов. Используя программный продукт компании ЦФТ, банк осуществил переход от «ручного привода» в мониторинге залогов к автоматизированному «залоговому портфелю».

В АБС ЦФТ-Банк создан профиль «залоговый портфель». Профиль содержит всю необходимую для работы залоговой службы информацию. Есть возможность осуществлять фильтрацию залогов по признакам: залогодатель, балансодержатель задолженности, периодичность мониторинга, дата последней проверки, проблемные кредиты. Выгрузка информации по указанным признакам может осуществляться на любую заданную дату. Внедрена возможность выгрузки формы акта проверки с заполненными полями: реквизиты договоров, данные залогодателя, адрес местонахождения залога, стоимость обеспечения.

В ближайших планах — автоматизация формирования плана мониторинга, отчета о его выполнении, а также напоминаний о необходимости проведения мониторинга. Будет использован алгоритм зависимости нормативных требований к периодичности проверок и территориальной концентрации залогового имущества.

Система в действии

В нашей практике имели место случаи реализации негативных сценариев. В том числе невозможность обращения взыскания на предмет залога по причине некачественного мониторинга. Статистически наибольшая вероятность реализации подобных рисков — в региональной сети. В банке «Открытие» мы стремились исключить подобную практику и максимизировать эффект от выстроенной системы мониторинга.

В 2012 году внедрена технология контроля работы с залогами в регионах. На серверах банка организованы электронные досье. Региональные залоговые службы размещают в досье графики и отчеты по мониторингу, а также сканированные копии актов проверок и фото предметов обеспечения. Использование электронного досье при проверках позволяет минимизировать затраты на контроль. Выездные проверки осуществляются только при выявлении критических стоп-факторов в работе залоговых служб.

Постконтроль реализован на системной основе. В головном офисе менеджер контроля качества осуществляет верификацию результатов мониторинга, оценку риск-показателей и возможностей оптимизации системы. По итогам месяца осуществляется обработка результатов мониторинга по всему залоговому портфелю банка. Сводная информация докладывается на кредитном комитете. Система посткотроля позволила переосмыслить сопровождение товарного обеспечения на стадии мониторинга:

•  введен механизм выборочного подтверждения правопринадлежности;
• разработана форма сводного акта, а также форма при отказе залогодателя от подписания акта;
• элементы интервьюирования залогодателя утверждены нормативно.

Пестуя клиентоориентированность банковских технологий, не стоит забывать, что первичная задача системы мониторинга залогов — это защита интересов банка и его акционеров. Результат нашей работы по-прежнему подтверждает необходимость банкиров убеждаться, что залог не улетучился одновременно с выдачей кредитного продукта.

Будущие инновации в мониторинге залогов