Финансовая сфера

Банковское обозрение


  • Электронные архивы в банках: технологии и решения
09.11.2012

Электронные архивы в банках: технологии и решения

Заметная тенденция последних лет — переход организаций различных направлений деятельности и масштаба на электронный документооборот. Банки активно участвуют в этом процессе, одними из первых внедряя современные технологии для автоматизации и оптимизации документационных процессов


Поскольку логическое продолжение оперативной работы с документами — организация их архивного хранения, то при переходе к использованию систем электронного документооборота неизбежно встает вопрос и о создании электронных архивов. Подобные информационные системы позволяют преодолеть основные сложности, возникающие при работе с архивами документов в привычном бумажном формате: значительные временные затраты на поиск информации и извлечение документов из архивохранилищ, потери и физическое повреждение документов, невозможность дистанционного обращения к документам, трудоемкость составления и поддержания в актуальном состоянии учетно-поисковых средств.

Электронный архив — это информационная система, обеспечивающая систематизацию, хранение и поиск документов, автоматизацию процессов работы архива банка (ведомственного архива), в том числе формирование научно-справочного аппарата к архивному фонду в электронном виде. Это составление и согласование номенклатуры дел, комплектование архива, подготовка дел к передаче на государственное хранение, выделение дел к уничтожению, информационно-справочная работа.

Актуальность внедрения электронных архивов в банках диктуется наличием больших объемов организационно-распорядительной документации, закладывающей нормативную базу деятельности банка: уставов, положений, инструкций, приказов, протоколов, актов, служебных записок и т.п. В основном, эта документация существует в бумажном представлении, а хранение бумажных документов сталкивается с очевидными ограничениями, перечисленными выше. Наиболее эффективное решение для преодоления этих ограничений – создание электронного архива как инструмента для удобного поиска информации (что не исключает полного отказа от необходимости хранения бумажных оригиналов).

Перед принятием решения о внедрении электронного архива любой организации, в том числе банкам, необходимо определиться с рядом параметров:

— Какая документация будет храниться в системе, кто и как будет ее использовать?

— С какими вопросами будут обращаться пользователи к информационной системе?

— Каковы характеристики и объемы документации, подлежащей переводу в электронный вид?

— Как будет производиться наполнение системы: собственными силами или нет?

Внедрение электронного архива ведет к улучшению качества обслуживания клиентов и повышению конкурентоспособности финансовой организации

— Какое программно-аппаратное обеспечение позволит выполнить все требования к системе?

Ответы на эти вопросы не всегда лежат на поверхности и требуют привлечения специалистов в области автоматизации процессов работы с документами, в том числе процессов работы архива и разработки информационных систем, позволяющих решать подобные задачи.

Наработки и опыт по формированию, наполнению и поддержке электронных архивов имеются у корпорации Xerox. Решения Xerox в области электронных архивов и хранилищ создаются на базе собственного программного продукта Xerox DocuShare, который представляет собой платформу класса ECM (Enterprise Content Management, управление информационными ресурсами). В качестве примеров можно привести такие решения как «Ксерокс: Система потокового ввода документов» и «Ксерокс: Электронный архив», разработанные в России с учетом специфики организации архивного хранения документов в российских компаниях.

Использование промышленной платформы в качестве технологической основы подобных систем обладает рядом достоинств, особенно актуальных для банков:

— Ориентированность на работу с большими объемами данных.

— Надежность.

— Масштабируемость.

— Открытость и гибкость.

Значимость этих характеристик объясняется тем, что банки — это, как правило, организации с разветвленной сетью территориальных отделений и филиалов. Ввиду наметившейся тенденции к использованию централизованных решений вместо поддержки нескольких площадок с синхронизацией данных важно, чтобы информационная система была рассчитана на работу с большими массивами информации, то есть с миллионами документов и записей. Кроме того, необходимо обеспечивать одновременную, бесперебойную работу большого количества пользователей (до нескольких тысяч) и предоставлять возможность доступа к хранимой информации в режиме 24 х 7.

Масштабирование системы и расширение состава автоматизируемых функций необходимо по мере увеличения количества пользователей системы и роста объемов хранимых данных.

Еще одно существенное требование к системе электронного архива банка —открытость программных интерфейсов и гибкость, что дает возможность ее интеграции с другими системами, применяемыми в банке: АБС, скоринговой системой, системой электронного документооборота, системой расчетно-кассового обслуживания и другими. Отраслевые решения Xerox в полной мере обладают всеми обозначенными характеристиками и позволяют создавать масштабируемые и надежные электронные архивы для финансовых организаций.

Однако электронные архивы не представляют большой ценности до тех пор, пока они не будут наполнены электронными документами, для хранения и использования которых они предназначены. Источниками информации могут выступать другие информационные системы, эксплуатируемые банком, или накопленные массивы документов на бумажных носителях. В последнем случае перед банком встает задача массового перевода документов в электронный вид и формирования качественного электронного информационного ресурса.

С организационной точки зрения данная задача может быть решена двумя способами: 1) путем привлечения стороннего исполнителя, специализирующегося на оказании подобного рода услуг (путем передачи указанных работ на аутсорсинг); 2) путем выполнения работ по переводу документов в электронный вид собственными силами. Первый способ целесообразно использовать для массовой оцифровки и загрузки в систему большого объема накопленной документации, особенно если это требуется сделать в сжатые сроки. Второй же способ уместно применять в случае, если накопленные массивы бумажных документов не велики, но прежде всего для планомерного пополнения электронного архива вновь образующимися документами.

В условиях растущей конкуренции современным банкам важно совершенствовать рабочие процессы. В частности, необходимость оптимизации очевидна для работы с документами. Внедрение электронного архива ведет к улучшению качества обслуживания клиентов и повышению конкурентоспособности финансовой организации. Однако, создание электронного архива не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд, вот почему для ее решения банку важно привлечь профильного партнера, обладающего развитой отраслевой экспертизой и широким портфелем программно-аппаратных решений в данной области.

Создание электронных информационных систем, в том числе электронных архивов, — одна из ключевых компетенций Xerox. Эксклюзивность предложения компании заключается в том, что в рамках реализации проектов по созданию, наполнению и поддержке электронных архивов Xerox может предложить своим заказчикам не только комплекс аппаратных средств для бережной и быстрой оцифровки документов, а также высокотехнологичных программных решений, но и уникальную экспертизу, полученную в результате многолетнего опыта работы на рынке управления информацией и документоемкими процессами.






Новости Новости Релизы
Сейчас на главной

ПЕРЕЙТИ НА ГЛАВНУЮ