— Почему возникла необходимость внедрения системы электронного документооборота в банке?

— Система была внедрена в 2007 году. Причины внедрения СЭД вполне обычные — желание иметь унифицированные процессы документо­оборота, сократить сроки принятия решений, стремление повысить исполнительскую дисциплину работников. Кроме того, в многофилиальной универсальной кредитной организации, которой является Русь-Банк, особенно важно поддерживать сквозной характер бизнес-процессов, объединяющих головную организацию и филиалы в регионах.

Внедрение системы электронного документооборота проходило в несколько этапов. Осуществление проекта началось со столичного региона. В I квартале 2007 года мы завершили установку СЭД в Москве. Остаток года ушел на осуществление некоторых доработок и тиражирование системы в территориальных подразделениях.

— Серьезные потребовались доработки?

— Как правило, внесение определенных доработок требуется при внедрении любой автоматизированной системы. Электронный документо­оборот не исключение: в соответствии с нашими пожеланиями компания-разработчик внесла в стандартное решение некоторые корректировки, не затрагивающие основные параметры системы, но позволяющие адаптировать ее под специфические особенности документооборота Русь-Банка.

СЭД — это стандартная система. Сегодня ее никто не разрабатывает самостоятельно, потому что гораздо проще купить готовое решение.

— Почему вы решили воспользоваться готовым решением, а не разработать собственную СЭД?

— СЭД — это стандартная система. И, наверное, сегодня ее никто не разрабатывает самостоятельно, потому что гораздо проще купить готовое решение.

— Сейчас внедрение СЭД завершилось во всех территориальных отделениях банка?

— При внедрении СЭД не ставилось цели подключить все территориальные отделения банка сразу — мы исходили из принципа экономической эффективности. На этапе планирования были выделены наиболее крупные филиалы, через которые проходит значительный объем документов. Именно в них и было произведено внедрение СЭД в приоритетном порядке.

Таким образом, основным критерием при принятии решения об установке СЭД в конкретном филиале является объем документооборота между головным офисом и филиалом, а также между центральным офисом филиала и его дополнительными офисами.

Например, если филиал только открылся, то в нем, как правило, незначительный поток документации. Поэтому нет необходимости тратить средства на установку системы там, где она не будет востребована.

— Удалось ли благодаря внедрению СЭД добиться повышения качества управления и контроля над внутренними процессами?

— Для ответа на этот вопрос необходимо сначала перечислить основные функции СЭД, которые используются в нашем банке.

Во-первых, это автоматизированная обработка входящей и исходящей корреспонденции. Вся поступающая к нам корреспонденция сканируется, и в «путешествие» по банку она уже отправляется в электронном виде. Это позволяет сохранить порядок в учете корреспонденции, обеспечить сохранность оригиналов документов. Электронные образы документов, занесенные в базу данных, могут быть легко найдены по любому реквизиту или классифицирующему признаку.

Во-вторых, автоматизация согласования документов. Теперь это унифицированный и контролируемый на всех этапах бизнес-процесс. Документы на бумажном носителе появляются только на последнем этапе — этапе подписания. Регистрация документов также осуществляется в СЭД.

В обязательном порядке СЭД используется при согласовании договоров, нормативных и распорядительных документов, но при необходимости мы готовы распространить эту практику на любые другие типы документов.

В-третьих, это организация автоматизированной работы с поручениями и контроль их исполнения. Особенно важно, что на контроль могут ставиться как поручения, сформулированные в приказах и распоряжениях, так и устные указания руководителей. Система автоматически напоминает исполнителям об истечении сроков выполнения поручений и формирует отчет руководству о состоянии исполнительской дисциплины.

Автоматизация работы с поручениями существенно повысила уровень исполнительской дисциплины и позволила исключить из процесса бумажные носители.

Все перечисленное — основной функционал СЭД, который наиболее активно используют в Русь-Банке.

В основном к СЭД подключены руководители, потому что именно через них проходит основной массив документации.

— Сократилось ли количество бумажных документов в результате внедрения СЭД?

— Конечно, их стало меньше. Я не могу сказать, что они полностью исчезли. Но в тех процессах, которые перечислены выше, количество бумажной документации сократилось радикально.

— А можно оценить, насколько ускорилась процедура прохождения документов?

— Экспертные оценки свидетельствуют о существенном сокращении временных затрат. Например, при проведении процедуры согласования «в бумаге» документ, согласуемый несколькими подразделениями, должен поочередно лечь на стол их руководителям. Для этого исполнителю документа приходилось не только побегать по этажам, но и зачастую поездить по городу, так как подразделения банка размещены в нескольких офисах по всей Москве. Понятно, что на проведение такого согласования уходил не один день.

В СЭД все значительно проще. Когда документ поступает рецензенту, он выражает свое согласие или несогласие с ним посредством нажатия одной кнопки. Легитимность электронного согласования в Русь-Банке закреплена внутренними документами, поэтому дублировать его на бумаге уже нет никакой необходимости. Таким образом согласование осуществляется быстро, с меньшими затратами, а его результаты надежно фиксируются. Как уже было отмечено, на бумаге согласованный документ «воплощается» уже непосредственно перед подписанием.

— К системе подключены все сотрудники банка?

— В основном к СЭД подключены руководители, потому что именно через них проходит основной массив документации. Именно руководителям первоначально поступают распоряжения, а они уже доводят их до сотрудников или поручают их выполнение своим подчиненным. Для реализации этой исполнительской иерархии разработчиками СЭД были сделаны необходимые доработки: рядовые специалисты, не подключенные к СЭД, теперь имеют возможность получать всю необходимую информацию, задания или документы из СЭД на свою электронную почту.

Целесообразность подключения сотрудника к системе электронного документооборота определяется в индивидуальном порядке. Есть специалисты, которые в силу своих служебных обязанностей работают с большими объемами документации, их «включенность» в СЭД необходима. Чтобы рационально распределить имеющиеся ресурсы, мы регулярно проводим мониторинг активности пользователей, анализ которого является основой для сбалансированной лицензионной политики.

— А проводилось ли обучение сотрудников?

— Обучение было проведено на этапе внедрения. В ближайшее время банк планирует переход на новую версию СЭД, интерфейс которой существенно отличается, поэтому нашим сотрудникам придется пройти небольшой адаптационный курс. Необходимо отметить, что обучение — это обязательная составляющая в работе с СЭД, потому что пользователи должны знать, какими ресурсами они располагают и как ими пользоваться. В противном случае внедрение современных технологических решений не даст желаемого результата.

— Но вы только недавно внедрили СЭД, а уже устанавливаете новую версию. С какой целью?

— Для развития СЭД два года — это большой срок. Новая версия предоставит нам дополнительные возможности, в частности по удаленному доступу к системе. Кроме того, мы планируем интегрировать СЭД с банковской информационной системой — интранет-сайтом, доступным всем работникам банка, который используется для публикации внутренних документов, необходимых в работе большинству сотрудников.

 Мнение эксперта 

Тагир Яппаров, генеральный директор компании «АйТи»

Как повысить эффективность IТ в банке в условиях ограниченных финансовых ресурсов?

Сегодня перед руководителями IТ-подразделений банков стоит задача сохранения всего существующего функционала и масштабов корпоративных информационных систем (ИС) в условиях сокращения IТ-бюджетов, а в ряде случаев и IТ-персонала. Но даже в такой ситуации существует целый ряд решений и услуг, которые способны расширить функционал, производительность и масштабы ИС при минимальных затратах.

При профессиональном подходе возможности для повышения производительности, снижения сбоев ИС могут быть реализованы на базе существующего программного и аппаратного обеспечения. Помочь обнаружить такие нераскрытые резервы призван аудит ИС. В случаях, когда без расширения парка оборудования и ПО обойтись невозможно, аудит ИС позволит разработать оптимальный план развития ИС.

Серьезным источником повышения производительности ИС и сокращения расходов является технология виртуализации и консолидации вычислительных ресурсов и дисковых полей. Благодаря этой технологии серверы способны без потери качества и надежности работы выдерживать вдвое большую полезную нагрузку.

Повысить эффективность ИС призван и IТ-аутсорсинг. Он позволяет получить как явные материальные выгоды (оптимизация штата, не нужно докупать дорогостоящую технику и т.д.), так и целый ряд нематериальных преимуществ. В их числе — гарантированный уровень качества услуг и снижение рисков.

Кроме этого в условиях кризиса крупные IТ-компании меняют традиционные схемы сотрудничества с заказчиками, в том числе и финансовые. Например, если решение задач информатизации невозможно без масштабных закупок, клиентам предлагаются специальные схемы кредитования или рассрочки платежей.