Уральский банк реконструкции и развития имеет филиалы в Екатеринбурге и Челябинске, городах Свердловской и Челябинской областей, Москве, Кирове, Республике Башкортостан, Перми, Воронеже, Саратове и Оренбурге. Координация работы и доведение распорядительных документов из головного банка до удаленных подразделений в условиях такой распределенности требовали большого количества времени и ресурсов, при этом контролировать своевременность ознакомления, исполнения и согласования документов приходилось отдельно. Рост сети филиалов, стратегия расширения розничных услуг, увеличение количества операций и числа сотрудников — все это усиливало необходимость в оптимизации взаимодействия. Поэтому в банке была поставлена задача: создать единое информационное пространство для делового документооборота. О том, как она выполнялась, рассказал начальник управления банковских технологий ОАО «УБРиР» Андрей Пономарев.

— Как производился выбор системы электронного документооборота?

Андрей Пономарев, начальник управления банковских технологий ОАО «УБРиР»

— В данном случае у нас не было тендерных про- цедур, мы выбирали нужный нам продукт, основываясь на собственном исследовании рынка СЭД, сами выделяли процессы и описывали требования еще до контакта с поставщиками. У нас были встречи со многими разработчиками, но уже с осознанием того, что именно мы хотим. Прежде всего выбиралась прикладная система по ее функциональным возможностям, а уже затем платформа, СУБД и серверы с точки зрения соответствия корпоративным стандартам. В банке преимущественно используются серверы компании Sun, но мы не ограничивали круг возможных решений только работающими на данной платформе. Мы искали продукт, который отвечает именно нашим потребностям делового документооборота, и с удовольствием обнаружили, что именно таким является СЭД «БОСС-Референт» от компании «Аплана», входящей в группу компаний «АйТи».

— Как происходила реализация проекта?

— Проект был разделен на несколько этапов, и начинали мы с самого понятного и доступного — переноса в СЭД служебных записок и контроля исполнения поручений руководителей. Это связано с тем, что новая информационная система и новый подход к работе требуют определенных изменений в мышлении людей и отработки технологии. Кроме того, на этом этапе было задействовано ограниченное количество пользователей — 120 рабочих мест, расположенных в головном отделении, дополнительном офисе и удаленном филиале. В то же время производилось разворачивание аппаратной части, настройка СЭД и обучение специалистов, которые затем внедряли и дорабатывали систему. Далее следовал основной этап, в ходе которого в СЭД были внедрены процессы согласования, утверждения, ознакомления и контроля исполнения по входящим и исходящим документам, приказам и распоряжениям.

Существовал также целый ряд специфических банковских процессов обмена документами, которые отсутствовали в базовой версии СЭД «БОСС-Референт», но поскольку система легко кастомизируется, в ходе проекта они были добавлены в систему специалистами компании «Аплана».

Та часть системы, которая реализовывалась в рамках первого этапа, была переведена в стадию промышленной эксплуатации в мае 2006 года. В декабре 2006 года был утвержден регламент и завершено внедрение по всему пакету базовых документов, а в 2007 году, на третьем этапе, проведено масштабирование системы на все удаленные подразделения банка, в том числе вновь открывающиеся.

Сейчас внедрение системы электронного документооборота в банке завершено, и она применяется для реализации следующих бизнес-процессов:

•регистрация входящих и исходящих документов;

•рассмотрение входящих документов и отправка их на исполнение;

•подготовка и согласование ответов на входящие документы;

•согласование приказов и распоряжений;

•обмен служебными записками между подразделениями;

•регистрация и отправка на ознакомление приказов и распоряжений;

•исполнение поручений руководителей по документам;

•хранение досье клиентов;

•согласование и хранение текстов хозяйственных договоров;

•согласование внутренних документов (нормативные документы, ТЗ, акты, протоколы и т.п.) без регистрации;

•работа с совещаниями руководителей;

•контроль исполнительской дисциплины.

В настоящее время в системе работает около 600 пользователей — от руководителей самого верхнего уровня до руководителей отделов и ведущих специалистов, а также те сотрудники, которые задействованы в специализированных процессах документооборота. Подключение пользователей более низкого ранга также возможно, но при условии его письменного обоснования.

— Как разрабатывались регламенты электронного документооборота?

— Регламенты, существовавшие до начала проекта, шли от стандартов оформления и опирались на обычные межотраслевые нормы — приказы, распоряжения, деловой документооборот. С началом внедрения СЭД нам пришлось создавать совершенно другие регламенты, и это было частью работы по проекту. Вначале, при запуске в опытную эксплуатацию, работа производилась по временным регламентам. Одновременно с этим велась разработка окончательной версии регламентов, которые утверждались приказами по банку в момент ввода бизнес-процессов в промышленную эксплуатацию.

— Как производились масштабирование системы и обучение сотрудников?

— Первоначально представителями компании-разработчика было обучено двадцать человек, в том числе пять IТ-специалистов и два специалиста управления делами.

Масштабирование мы проводили собственными силами — было задействовано управление банковских технологий и соответствующие IТ-подразделения на местах. Сотрудников удаленных подразделений мы приглашали в головной офис и обучали самостоятельно. В группу обучающихся входил руководитель от каждого подразделения либо его секретарь, а также ведущий специалист и программист, который впоследствии устанавливает и сопровождает клиентскую часть системы на месте. Обучение проводилось в пределах одного рабочего дня.

— Интегрировалась ли СЭД с другими внутренними и внешними системами?

— Да, и первое, что было на поверхности, — это организационная структура банка с наименованиями подразделений и должностей сотрудников. Для исключения двойного ввода и корректировки информации мы использовали базу, имеющуюся в модуле SAP HR: в ERP-системе существует первичный справочник, данные из которого использует вторичная база в СЭД (БД «Справочник организации»), при этом регулярно происходит обновление информации.

В качестве примера взаимодействия с внешним миром можно привести возможность формирования и автоматической отправки факсов непосредственно с рабочего места пользователя СЭД.

— Оправдались ли ваши ожидания от внедрения системы электронного документооборота?

Каковы планы по ее развитию?

— В целом, что касается функциональности, система полностью соответствует нашим потребностям. На этапе формирования технического задания были некоторые расхождения с нашими ожиданиями, связанные с тем, как именно реализована та или иная функциональность в системе, но они не столь существенны.

В дальнейшем мы планируем перейти на третью версию «БОСС-Референт». Это обычная практика при выпуске разработчиком новой версии системы — чтобы не отстать от развития и получать адекватные услуги по сопровождению, мы будем стремиться использовать последнюю версию СЭД. Кроме этого у нас есть список замечаний и пожеланий, которые специалисты «Апланы» обещали реализовать в плановом порядке при выпуске новой версии.

— Проводился ли расчет возврата инвестиций в проект? Насколько достигнуты намеченные цели?

— Расчет возврата инвестиций в проект не проводился. У нас была основная цель этого проекта: создать в банке единое информационное пространство для централизованного хранения различных документов, для обеспечения гарантированного электронного документооборота, для автоматизации контроля исполнительской дисциплины. Все аспекты этой цели достигнуты в полной мере.