Cогласно российскому законодательству, счета и акты можно оформлять в электронном виде с электронной подписью уже сейчас, но счета-фактуры требуются обязательно в бумажном виде. Когда разрешат электронное оформление счетов-фактур, пока не ясно. Министерство финансов РФ никак не может разработать пакет документов до конца, и Госдума никак не может его утвердить. В Европе ситуация иная, там подобных законодательных запретов нет. Компании могут вести весь документооборот в электронном виде.

Интерес к e-invoicing растет очень быстро. Если в 2006 году компаний — разработчиков технологий и провайдеров е-invoicing еще не существовало, то в 2010 году их насчитывается уже 450. Оценка рынка документооборота иностранных компаний показывает, что за год в них проходит более 30 млрд транзакций в год, только 500 млн из которых (около 1,5%) — в электронном виде.

На саммите Евросоюза, прошедшего в Мадриде в 2010 году, обсуждалось использование е-invoicing в европейских компаниях, и комиссия пришла к выводу, что нужно повсеместно переходить на электронный обмен документами. По подсчетам Еврокомиссии, это повлечет увеличение ВВП на 2–3%.

По подсчетам Еврокомиссии, переход на e-invoicing повлечет увеличение ВВП на 2–3%

Было подсчитано, что процессинг одного документа стоит от 5 до 40 евро, сюда входят затраты на печать, упаковку, доставку на почту, прием, рассортировку, сканирование и распознавание, загрузку в систему, а также расходов на персонал. При использовании е-invoicing средняя цена транзакции составляет всего лишь 2 евро, и речь идет об экономии сотен миллиардов.

Почему же до сих пор доля е-invoicing в документообороте составляет менее 2%, а не все 100%? Трудно начать переход на новую технологию, так как вначале существует потенциальная «яма». Компания, которая решилась перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, вначале будет тратить больше, чем зарабатывать, потому что в первое время в электронном виде будет проходить лишь 5% транзакций, а остальные все еще останутся на бумаге. В течение определенного периода придется управлять двумя бизнес-процессами одновременно, так как нужно обрабатывать документы разными способами. Выигрыш от использования е-invoicing ощутим только тогда, когда хотя бы половина документов обрабатывается в электронном виде. Из-за этого очень трудно сдвинуться с места, возникает так называемая «проблема факса» (так как факс является наиболее ненужным и неудобным средством передачи документов). Чтобы e-invoicing стал выгоден, нужно перейти на него всем одновременно, а это неосуществимо.

Европейские чиновники подошли к решению данной проблемы очень здраво. Например, правительство Дании (в 2008 году), а затем и правительство Финляндии (в 2010 году) объявили, что все взаиморасчеты и весь документооборот с государством должны происходить только в электронном виде. Компании могут строить собственный документооборот, как пожелают, но государство не собирается тратить деньги на бумагу и поддерживать тем самым вырубку лесов. В результате теперь Дания и Финляндия лидируют в использовании электронного документооборота. Все крупные компании в этих странах имеют правительственные контракты, и им волей-неволей пришлось переходить на е-invoicing. А затем, раз уж он все равно внедрен, е-invoicing стали использовать и в общении между собой. После этого крупнейшие компании заставили своих контрагентов и поставщиков присылать все документы в электронном виде, и так система стала распространяться по цепочке сверху вниз.

Рынок бумажного документооборота в России аналитиками оценивается в 15 млрд рублей в год. И чтобы сократить расходы, нужно лишь, чтобы наконец-то были приняты поправки в налоговый кодекс (а точнее — в одну статью, которая разрешает использование электронных счетов-фактур), а также выработать национальный формат электронного инвойсинга и заставить всех разработчиков соответствующих систем ему следовать. Центральную роль в этом должно взять на себя государство.

Перейдя на е-invoicing, банк может экономить около 20 тыс. рублей в день, или 600 тыс. рублей в месяц

Что касается банков, то коммерческие банки на переходе к е-invoicing могут сэкономить на транзакциях более 50% от объема денежных средств, затрачиваемых на документооборот. Цена транзакции одного документа складывается из стоимости бумаги и чернил (примерно 10–12 рублей), а также стоимости работы персонала (оформление, рассылка, прием, архивирование и т.д. — еще около 20 рублей). То есть работа с одним документом будет стоить 30–35 рублей. При электронном инвойсинге цена снижается до 10–15 рублей. Допустим, в банке за день проходит около 1000 транзакций. Получается, что, перейдя на е-invoicing, банк может экономить около 20 тыс. рублей в день, или 600 тыс. рублей в месяц. Происходит экономия на почтовых расходах, затратах на печать на бумажных носителях. Кроме того, обработка документов проходит быстрее и дешевле, так как информация в электронных инвойсах немедленно может быть передана в платежную и расчетную систему компании.

Внедрение e-invoicing в банковской системе неизбежно будет сопровождаться многочисленными сложностями. Среди них — необходимость автоматизации бизнес-процессов при установлении электронного обмена счетами и одновременного использования e-invoicing не только банком, но и контрагентами и клиентами банка. Кроме этого, немаловажным считается безопасность систем e-invoicing, а также предоставления искаженных фактов с возможными признаками мошенничества.

Первые шаги к e-invoicing в конце 2010 года сделал, например, Альфа-Банк, запустив совместный сервис с системой WebMoney. Клиенты банка могут оплачивать товары и услуги интернет-магазинов, партнеров WebMoney, с помощью интернет-банка «Альфа-Клик». При этом клиенту не обязательно иметь электронный кошелек — определившись с покупкой в интернет-магазине достаточно выбрать среди способов оплаты «Альфа-Клик», ввести свой логин и в интернет-банке подтвердить оплату выставленного счета. Высокая степень безопасности операций обеспечивается благодаря тому, что не требуется ввода каких-либо реквизитов плательщика, например данных карты.

30 июля 2010 года президент РФ Дмитрий Медведев подписал федеральный закон №229-ФЗ, который предусматривает возможность выставления счетов-фактур в электронном виде. Чтобы электронные документы приобрели юридическую значимость, они должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП). Европейские компаний сталкиваются с различными трудностями в связи требованиями по информационной безопасности (необходимость лицензирования ФСБ, собственные стандарты криптографии ГОСТ, отсутствие кроссграничного признания сертификатов ЭЦП и т. д.).

Бруно Кох, эксперт в области электронных юридически значимых документов, руководитель швейцарской консалтинговой компании Billentis, оценивает рынок e-invoi­cing в России как очень перспективный. По его оценкам, 50% российских компаний уже используют ЭЦП. При этом в России, в отличие от Европы, единое законодательство и преимущественно один язык. Все эти факторы должны позволить российскому рынку электронных счетов-фактур развиваться в пять раз быстрее, чем европейскому.