Банковское обозрение

Сфера финансовых интересов

07.08.2018 Аналитика
Все дело в архиве

В интервью «Б.О» представители Россельхозбанка Александр Новиков, руководитель Службы хранения оперативных документов, и Антон Кобазев, исполнительный директор проектного офиса IT, рассказали о построении системы хранения документов



— Расскажите немного о предпосылках оптимизации системы хранения в Россельхозбанке. Что было положено в основу ее трансформации?

Александр Новиков: В 2014 году Банк поставил перед собой задачу создания бизнес-процесса централизованного сопровождения оперативных документов в электронном виде и на бумажном носителе, отвечающего современным тенденциям и требованиям по информационной и физической безопасности.

Эта концепция стала базовой при реализации проекта «Оптимизация хранения документов Банка». За счет автоматизированной системы учета оперативных документов, а также переноса мест хранения из структурных подразделений в централизованные хранилища удалось значительно повысить эффективность всего процесса. Оперативные документы — это клиентские досье по всем видам банковских операций.

 

Александр Новиков, руководитель Службы хранения оперативных документов Россельхозбанка. Фото: Михаил Бибичков / «Б.О»

Александр Новиков, руководитель Службы хранения оперативных документов Россельхозбанка. Фото: Михаил Бибичков / «Б.О»

 

— Как осуществлялась реализация исходной концепции?

Антон Кобазев: Была создана автоматизированная система «Оперативный архив» (АСОА), позволяющая организовать учет поступления, размещения клиентских досье на бумажном носителе на местах хранения, а также контроль за их перемещением. Одновременно в АСОА создано хранилище электронных образов документов, входящих в состав досье, что позволило осуществить быстрый поиск нужного документа и исключить необходимость повторного сканирования при многократных обращениях.

Александр Новиков: Централизация функции сопровождения клиентских досье была достигнута за счет создания на территории России хранилищ оперативных документов (ХОД). Благодаря им мы смогли сконцентрировать весь документальный фонд Банка на нескольких площадках. Хранилища оборудованы в соответствии с последними требованиями пожарной и физической безопасности, оснащены современным архивным и офисным оборудованием.

Модернизированный, по сути, новый, бизнес-процесс теперь базируется на принципе распределенного хранения: документы, поступающие в доукомплектование к досье, могут физически находиться в разных точках хранения, однако в АСОА они объединены общим идентификатором. Теперь клиентские досье хранятся в ХОД до момента их уничтожения, что исключает необходимость передавать их после завершения сделки на бумажном носителе из оперативного архива в долговременный. Клиентские досье хранятся в архивных коробах, которые одновременно являются транспортной тарой, что также снижает трудозатраты при перевозке и размещении в ХОД. Но главное, оригиналы документов защищены от несанкционированного доступа.

В АСОА реализован функционал оформления заявок от структурных подразделений на изготовление копий документов и предоставление оригиналов. Перечень лиц и структурных подразделений, имеющих право получить на руки оригиналы документов, строго ограничен. Каждый запрос анализируется на предмет его правомерности и обоснованности.

 

Антон Кобазев, исполнительный директор проектного офиса IT Россельхозбанка. Фото: Михаил Бибичков / «Б.О»

Антон Кобазев, исполнительный директор проектного офиса IT Россельхозбанка. Фото: Михаил Бибичков / «Б.О»

 

— Как осуществлялся процесс создания электронного архива? На решения каких разработчиков обращали внимание?

Антон Кобазев: Процесс создания электронного архива можно условно разделить на два этапа. На первом была решена задача распознавания и передачи электронных образов документов, предоставленных клиентом, из фронт-линии в бэк-офис, в рамках этого этапа наш партнер — компания «Логика Бизнеса» — разработала и внедрила систему сканирования, позволяющую на этапе обработки заявок клиентов передавать цифровые копии документов в подсистему хранения электронных образов документов и принимать по ним решения. Вторым этапом стала разработка АСОА, позволившая управлять документами на бумажном носителе и их электронным образами.

Еще на стадии архитектурной проработки было принято решение о реализации на стороне АСОА универсальных сервисов, позволяющих внешним системам Банка осуществлять запросы на предоставление информации о клиентских досье и электронных образов документов, а также их загрузку. Таким образом, АСОА фактически предоставляет иным IT-системам сервис по хранению контента с понятными правилами и с прог­нозируемой стоимостью.

Для реализации этого сложного проекта Банк выбрал партнером компанию, которая была способна его реализовать: у «Логики Бизнеса» большой опыт и портфель решений для банковской отрасли.

В дальнейшем мы будем развивать собственную компетенцию, в ближайших планах совершенствование универсальных сервисов взаимодействия с внешними системами, использование нового функционала потокового ввода благодаря переходу на тонкий клиент ABBYY FC и т.д.

Что касается решений класса Enterprise content management, то мы ориентировались на лидеров рынка. Кроме того, еще до начала проекта в Банке использовалась платформа IBM FileNet для работы около 2 тыс. пользователей архива бухгалтерских документов, которая хорошо себя зарекомендовала. В результате был оставлен базовый функционал имеющейся платформы — FileNet Content Manager, которого оказалось достаточно для подавляющего большинства пользователей. А для специалистов, непосредственно выполняющих запросы, — работников ХОД — использовался расширенный функционал FileNet Case Foundation. Подсистема хранения данных реализована на оборудовании NetApp SnapVault.

— Удалось ли достичь поставленных KPI?

Александр Новиков: Проект изначально был отнесен к категории инфраструктурных. Цель заключалась не столько в получении экономического эффекта, сколько в повышении уровня сохранности значимых для Банка документов, обеспечении их доступности авторизованным пользователям и переходе на новый технологический уровень в вопросах обработки документов в электронном виде и на бумажном носителе.

Работа архива считается эффективной, если все запросы исполняются в установленный срок. Заявки заказчика на предоставление документов из архива часто связаны с запросами налоговых органов, МВД, таможни, нотариусов и т.д. Сроки предоставления Банком документов государственным органам строго регламентированы. АСОА позволяет эффективно решить данную задачу.

Новый процесс стал менее затратным для Банка: снизилась арендная плата, сократились трудозатраты, уменьшилось число ошибок, связанных с человеческим фактором.

Кроме того, АСОА выступает своего рода контрольной почтовой системой. Благодаря ей заинтересованное подразделение может подать электронную заявку на, скажем, изготовление сканкопии документа или предоставление его оригинала. Система отслеживает сроки и этапы прохождения заявок, поскольку она интегрирована с АБС. Все это помогает регулировать загруженность хранилища, понимать трудоемкость процессов и нагрузку на персонал.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Георгий Подбуцкий, «Логика Бизнеса» Наше решение автоматизирует весь жизненный цикл документов из клиентского досье РСХБ

Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика Бизнеса»

В Россельхозбанке внедрена система потокового ввода, хранения и управления клиентскими документами, созданная с использованием платформ ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet. Наше решение автоматизирует весь жизненный цикл документов из клиентского досье: от регистрации при поступлении до уничтожения после завершения срока хранения. Внедрение стало частью большого проекта РСХБ, нацеленного на оптимизацию затрат, бизнес-процессов и общее повышение эффективности работы банка.
Для «Логики Бизнеса» это был довольно насыщенный проект, поскольку наше решение нужно было встроить в сложный и глубокий ИТ-ландшафт крупного банка. Это как перестраивать третий этаж 5-этажного дома, делая в него отдельный вход и не тревожа остальные этажи. Однако как раз благодаря насыщенности проекта мы приобрели полезный отраслевой опыт и сильно укрепили свою экспертизу в банковской сфере.
Помимо несомненной пользы, которую принес этот внедренческий проект и РСХБ, и «Логике Бизнеса», я бы обратил внимание на очередное подтверждение промышленной масштабируемости платформ двух наших ключевых партнеров, на основе которых создано наше решение. Приложение, выдерживающее распределенную нагрузку такой производительности, как в РСХБ, обязано этим именно подлежащим платформам класса enterprise. После формального окончания проекта мы продолжаем развивать наше решение, так как коллеги из РСХБ видят перспективность его применения и для других банковских бизнес-процессов, изначально проектом не затронутых.
И пару слов о том, как происходило наше взаимодействие в рамках проекта. Я бы назвал его партнерским: совместные рабочие группы, непрерывный контакт, плотное общение, взаимопомощь. Благодаря такой организации и управлению проектом мы успешно преодолевали все операционные проблемы. В любом сложном профессиональном проекте всегда возникают те или иные временные трудности. Главное – уметь их преодолевать!